Előbb-utóbb valaki elkéri egy e-mail másolatát: a HR azt a levelet akarja, amelyben a főnököd jóváhagyta a szabadságot, vagy a költségelszámoló rendszer azt a számlát, ami csak e-mailben érkezett. A képernyőkép képernyőképnek néz ki, a levelezőprogramból PDF-ként mentett e-mail pedig kinyomtatott weboldalnak.

A Look Scanned mostantól közvetlenül megnyitja a mentett e-mail-fájlokat. Válaszd ki a fájlt, nézd át az üzenetet az előnézetben, és tölts le egy PDF-et, amely úgy néz ki, mintha az e-mailt kinyomtatták és szkennerrel beolvasták volna.

Milyen e-mail-fájlok működnek?

Fájl Honnan származik
.eml Gmail, Outlook Macen, Apple Mail, Thunderbird és a legtöbb más levelezőprogram
.msg Outlook Windowson
.emlx Az Apple Mail saját tárolója, ilyen fájlokat a Mail biztonsági mentésében találsz

Minden fájl egy üzenetet tartalmaz. A teljes postafiók exportjai, például a .pst, .olm vagy .mbox fájlok, itt nem nyílnak meg. Mentsd el helyettük külön azokat az üzeneteket, amelyekre szükséged van.

.msg fájl megnyitása Outlook nélkül

Ha kaptál már .msg fájlt, amit Macen vagy telefonon nem tudtál megnyitni, ez arra is megoldás. Nem kell hozzá telepített Outlook. Az üzenet megnyílik az előnézetben, és ott el is olvashatod, akkor is, ha végül nem hozol létre PDF-et.

Így mentheted el az e-mailt fájlként

Minden levelezőprogram kicsit máshová rejti ezt a lehetőséget:

  • Gmail: nyisd meg az üzenetet, kattints a Válasz melletti hárompontos menüre, majd az „Üzenet letöltése” pontra. Egy .eml fájlt kapsz.
  • Outlook Windowson (új) és a webes Outlook: kattints jobb gombbal az üzenetre, válaszd a „Save as” vagy a „Download” lehetőséget, majd az EML vagy az MSG formátumot. Az asztali alkalmazásban az üzenetet az asztalra is húzhatod.
  • Klasszikus Outlook Windowson: nyisd meg az üzenetet, majd Fájl → Mentés másként, és válaszd az „Outlook Message Format” típust. Így .msg fájlt kapsz.
  • Outlook Macen: nyisd meg az üzenetet külön ablakban, majd Fájl → Mentés másként. .eml formátumban menti.
  • Apple Mail: Fájl → Mentés másként…, a formátumnál a „Raw Message Source” beállítással. Vagy egyszerűen húzd ki az üzenetet a listából az asztalra.
  • Thunderbird: kattints jobb gombbal az üzenetre, és válaszd a „Mentés másként…” pontot.

Mi kerül az oldalra

Az e-mail úgy kerül az oldalra, ahogy egy levelezőprogram kinyomtatná:

  • Felül a tárgy.
  • A feladó, a címzettek, a másolatot kapók és a dátum sora (From, To, Cc, Date).
  • Az üzenet szövege a formázásával és a beágyazott képekkel, például az aláírás logójával vagy egy beillesztett képernyőképpel.
  • A végén a mellékletek listája, mindegyiknél a fájlnévvel és a méretével.

Az üzenet A4-es oldalakra kerül, a hosszú levelezés pedig magától folytatódik a következő oldalon. Azok az Outlook-üzenetek, amelyek szövege HTML helyett RTF-ként van tárolva, szintén megnyílnak: a szöveg megmarad, de a félkövér kiemelések és a színek elvesznek. A régebbi Outlook-verziókkal írt kínai, japán vagy koreai üzenetek helyesen jelennek meg.

Így lesz az e-mailből szkennelt PDF

  1. Nyisd meg az E-mailből szkennelt PDF oldalt, és válaszd ki az .eml, .emlx vagy .msg fájlt.
  2. Nézd át az előnézetet. Ellenőrizd, hogy a címek, a dátum és az idézett válaszok mind megvannak-e.
  3. Állítsd be a szkennelési hatást. Tartsd alacsonyan az elmosást és a zajt, ha az apró szövegnek, például egy hosszú címlistának, olvashatónak kell maradnia.
  4. Hozd létre a szkennelt PDF-et, és töltsd le.

Az oldalakat egyenként JPG- vagy PNG-képként is mentheted. Hogy ez mikor a jobb választás, azt a PDF-, JPG- és PNG-útmutatónk magyarázza el. Ha egy egész mappányi üzenetet kell feldolgoznod, a Tömeges szkennelés, amely Pro-funkció, egyszerre több fájlt is elfogad.

Az üzenet az eszközödön marad

Az e-mail-fájlt a böngésződ olvassa be és tördeli oldalakra. Nem töltődik fel szerverre, és ez e-maileknél többet számít, mint a legtöbb dokumentumnál: egyetlen üzenetben benne lehet egy egész beszélgetés és mindenki címe.

Azok a képek, amelyeket az üzenet az internetről töltene be, a követőképpontokat is beleértve, soha nem töltődnek le, és a webes betűtípusok sem, így egy e-mail itteni megnyitásából a küldő semmit nem tud meg. Az üzenetben lévő szkriptek nem futnak le.

Néhány tudnivaló előre

  • A mellékleteket csak felsoroljuk, nem alakítjuk át. Minden mellékletnek látod a fájlnevét és a méretét, de a tartalmát nem. Ha egy csatolt PDF-et vagy Word-dokumentumot akarsz szkennelni, mentsd el a levelezőprogramból, és szkenneld külön.
  • A távoli képek helye üres marad. Azok a képek, amelyek nem az üzenetben, hanem egy szerveren voltak (így épül fel a legtöbb hírlevél és marketinglevél), kimaradnak. Az üzenet szövegébe ágyazott képek, például az aláírás logói és a beillesztett képernyőképek, rendben megjelennek. A mellékletként küldött fotó a listában szerepel, de nem jelenik meg.
  • A PDF képekből áll. Ahogy egy valódi szkennelt dokumentumban, a szöveg itt sem jelölhető ki és nem kereshető, a hivatkozásokra pedig nem lehet kattintani. Tartsd meg az eredeti .eml vagy .msg fájlt arra az esetre, ha valakinek később ellenőriznie kell, ki mit és mikor küldött.

Van egy üzenet, amire papíron van szükséged? Próbáld ki most.