Αργά ή γρήγορα κάποιος θα σας ζητήσει αντίγραφο ενός email: το τμήμα προσωπικού θέλει το μήνυμα όπου ο προϊστάμενός σας ενέκρινε την άδεια ή το σύστημα δαπανών θέλει μια απόδειξη που ήρθε μόνο με email. Ένα στιγμιότυπο οθόνης μοιάζει με στιγμιότυπο οθόνης, και αν αποθηκεύσετε το email ως PDF από την εφαρμογή email, το αποτέλεσμα μοιάζει με εκτυπωμένη ιστοσελίδα.

Το Look Scanned ανοίγει πλέον απευθείας αποθηκευμένα αρχεία email. Επιλέξτε το αρχείο, ελέγξτε το μήνυμα στην προεπισκόπηση και κατεβάστε ένα PDF που μοιάζει σαν το email να εκτυπώθηκε και να πέρασε από σαρωτή.

Ποια αρχεία email λειτουργούν;

Αρχείο Από πού προέρχεται
.eml Gmail, Outlook για Mac, Apple Mail, Thunderbird και οι περισσότερες άλλες εφαρμογές email
.msg Outlook για Windows
.emlx Ο εσωτερικός χώρος αποθήκευσης του Apple Mail, τα αρχεία που βρίσκετε σε ένα αντίγραφο ασφαλείας του Mail

Κάθε αρχείο περιέχει ένα μήνυμα. Οι εξαγωγές ολόκληρου γραμματοκιβωτίου, όπως τα αρχεία .pst, .olm ή .mbox, δεν ανοίγουν εδώ. Αποθηκεύστε ξεχωριστά τα μηνύματα που χρειάζεστε.

Άνοιγμα αρχείου .msg χωρίς Outlook

Αν σας έχουν στείλει ποτέ ένα αρχείο .msg και δεν μπορούσατε να το ανοίξετε σε Mac ή στο κινητό, αυτό λειτουργεί και για εκείνα. Δεν χρειάζεται να έχετε εγκατεστημένο το Outlook. Το μήνυμα ανοίγει στην προεπισκόπηση και μπορείτε να το διαβάσετε εκεί, ακόμη κι αν δεν δημιουργήσετε ποτέ το PDF.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα email ως αρχείο

Κάθε εφαρμογή email το κρύβει σε λίγο διαφορετικό σημείο:

  • Gmail: ανοίξτε το μήνυμα, πατήστε το μενού με τις τρεις τελείες δίπλα στο «Απάντηση» και μετά «Download message». Παίρνετε ένα αρχείο .eml.
  • Outlook για Windows (νέο) και Outlook στο web: δεξί κλικ στο μήνυμα, μετά «Save as» ή «Download», και επιλέξτε EML ή MSG. Στην εφαρμογή για υπολογιστή μπορείτε επίσης να σύρετε το μήνυμα στην επιφάνεια εργασίας.
  • Κλασικό Outlook για Windows: ανοίξτε το μήνυμα, μετά «Αρχείο» → «Αποθήκευση ως» και επιλέξτε τον τύπο «Outlook Message Format» για να πάρετε αρχείο .msg.
  • Outlook για Mac: ανοίξτε το μήνυμα σε δικό του παράθυρο και μετά «Αρχείο» → «Αποθήκευση ως». Αποθηκεύεται ως .eml.
  • Apple Mail: «Αρχείο» → «Αποθήκευση ως…», με μορφή «Raw Message Source». Ή απλώς σύρετε το μήνυμα από τη λίστα στην επιφάνεια εργασίας.
  • Thunderbird: δεξί κλικ στο μήνυμα και επιλέξτε «Save As…».

Τι καταλήγει στη σελίδα

Το email σελιδοποιείται όπως το εκτυπώνει ένα πρόγραμμα email:

  • Το θέμα στην κορυφή.
  • Οι γραμμές From, To, Cc και Date (αποστολέας, παραλήπτες, κοινοποίηση και ημερομηνία).
  • Το σώμα του μηνύματος, με τη μορφοποίησή του και τις ενσωματωμένες εικόνες του, όπως το λογότυπο μιας υπογραφής ή ένα επικολλημένο στιγμιότυπο οθόνης.
  • Στο τέλος, μια λίστα με τα συνημμένα, αν υπάρχουν, με το όνομα και το μέγεθος του καθενός.

Το μήνυμα τοποθετείται σε σελίδες A4 και μια μακριά συζήτηση συνεχίζεται από μόνη της στην επόμενη σελίδα. Τα μηνύματα του Outlook που έχουν το σώμα τους αποθηκευμένο ως RTF αντί για HTML ανοίγουν επίσης: το κείμενο περνάει, αλλά τα έντονα γράμματα και τα χρώματά του χάνονται. Τα μηνύματα στα κινεζικά, ιαπωνικά ή κορεατικά από παλαιότερες εκδόσεις του Outlook εμφανίζονται σωστά.

Πώς να μετατρέψετε ένα email σε σαρωμένο PDF

  1. Ανοίξτε τη σελίδα Email σε σαρωμένο PDF και επιλέξτε το αρχείο .eml, .emlx ή .msg.
  2. Ελέγξτε την προεπισκόπηση. Βεβαιωθείτε ότι οι διευθύνσεις, η ημερομηνία και τυχόν παρατιθέμενες απαντήσεις είναι όλες εκεί.
  3. Ρυθμίστε το εφέ σάρωσης. Κρατήστε χαμηλά το θάμπωμα και τον θόρυβο αν τα μικρά γράμματα, όπως μια μακριά λίστα διευθύνσεων, πρέπει να μείνουν ευανάγνωστα.
  4. Δημιουργήστε το σαρωμένο PDF και κατεβάστε το.

Κάθε σελίδα μπορεί επίσης να αποθηκευτεί ως JPG ή PNG. Ο οδηγός μας για PDF, JPG και PNG εξηγεί πότε είναι η καλύτερη επιλογή. Αν έχετε έναν φάκελο γεμάτο μηνύματα, με το Pro η μαζική σάρωση δέχεται πολλά αρχεία μαζί.

Το μήνυμα μένει στη συσκευή σας

Το αρχείο email διαβάζεται και σελιδοποιείται μέσα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Δεν μεταφορτώνεται σε κανέναν διακομιστή, κάτι που μετράει περισσότερο για τα email απ' ό,τι για τα περισσότερα έγγραφα, αφού ένα μήνυμα μπορεί να περιέχει μια ολόκληρη συζήτηση και τις διευθύνσεις όλων.

Οι εικόνες που το μήνυμα θα φόρτωνε από το διαδίκτυο, μαζί με τα pixel παρακολούθησης, δεν ζητούνται ποτέ, ούτε και οι γραμματοσειρές web, οπότε το άνοιγμα ενός email εδώ δεν αποκαλύπτει τίποτα στον αποστολέα. Τα scripts μέσα στο μήνυμα δεν εκτελούνται.

Τι να ξέρετε πριν ξεκινήσετε

  • Τα συνημμένα εμφανίζονται σε λίστα, δεν μετατρέπονται. Θα δείτε το όνομα και το μέγεθος κάθε συνημμένου, όχι όμως το περιεχόμενό του. Για να σαρώσετε ένα συνημμένο PDF ή έγγραφο Word, αποθηκεύστε το από την εφαρμογή email και σαρώστε το ξεχωριστά.
  • Οι απομακρυσμένες εικόνες βγαίνουν κενές. Οι εικόνες που βρίσκονταν σε διακομιστή και όχι μέσα στο μήνυμα, όπως είναι φτιαγμένα τα περισσότερα newsletter και διαφημιστικά email, παραλείπονται. Οι εικόνες που είναι ενσωματωμένες στο σώμα του μηνύματος, όπως λογότυπα υπογραφής και επικολλημένα στιγμιότυπα οθόνης, εμφανίζονται κανονικά. Μια φωτογραφία που στάλθηκε ως συνημμένο εμφανίζεται στη λίστα, όχι ως εικόνα.
  • Το PDF αποτελείται από εικόνες. Όπως σε μια πραγματική σάρωση, το κείμενο δεν μπορεί να επιλεγεί ή να αναζητηθεί και οι σύνδεσμοι δεν ανοίγουν. Κρατήστε το αρχικό αρχείο .eml ή .msg, για την περίπτωση που κάποιος χρειαστεί αργότερα να ελέγξει ποιος έστειλε τι και πότε.

Έχετε ένα μήνυμα που το χρειάζεστε σε χαρτί; Δοκιμάστε τώρα.