کبھی نہ کبھی کوئی آپ سے کسی ای میل کی نقل مانگ ہی لیتا ہے: HR کو وہ پیغام چاہیے جس میں آپ کے مینیجر نے چھٹی منظور کی تھی، یا اخراجات کے سسٹم کو وہ رسید چاہیے جو کبھی ای میل کے سوا کسی اور شکل میں آئی ہی نہیں۔ اسکرین شاٹ اسکرین شاٹ ہی لگتا ہے، اور میل ایپ سے ای میل کو PDF کے طور پر محفوظ کرنے سے جو کچھ ملتا ہے وہ پرنٹ کیے ہوئے ویب پیج جیسا لگتا ہے۔

Look Scanned اب محفوظ کی گئی ای میل فائلیں براہِ راست کھول سکتا ہے۔ فائل منتخب کریں، پیش منظر میں پیغام دیکھ لیں، اور ایسی PDF ڈاؤن لوڈ کریں جو یوں لگے جیسے ای میل پرنٹ کر کے اسکینر سے گزاری گئی ہو۔

کون سی ای میل فائلیں چلتی ہیں؟

فائل کہاں سے آتی ہے
.eml Gmail، Mac کا Outlook، Apple Mail، Thunderbird اور زیادہ تر دوسری میل ایپس
.msg Windows کا Outlook
.emlx Apple Mail کا اپنا اسٹوریج، یعنی وہ فائلیں جو Mail کے بیک اپ میں ملتی ہیں

ہر فائل میں ایک پیغام ہوتا ہے۔ پورے میل باکس کی ایکسپورٹ فائلیں، جیسے .pst، .olm یا .mbox، یہاں نہیں کھلتیں۔ اس کے بجائے جو پیغامات چاہییں وہ الگ الگ محفوظ کریں۔

Outlook کے بغیر ‎.msg فائل کھولنا

اگر کبھی آپ کو کوئی .msg فائل ملی ہو اور وہ Mac یا فون پر نہ کھل سکی ہو، تو یہ ان فائلوں کے لیے بھی کام کرتا ہے۔ Outlook انسٹال ہونا ضروری نہیں۔ پیغام پیش منظر میں کھل جاتا ہے، اور آپ اسے وہیں پڑھ سکتے ہیں، چاہے PDF کبھی نہ بنائیں۔

ای میل کو فائل کی صورت میں کیسے محفوظ کریں

میل ایپس یہ آپشن تھوڑی مختلف جگہوں پر رکھتی ہیں:

  • Gmail: پیغام کھولیں، Reply کے ساتھ تین نقطوں والے مینیو پر کلک کریں، پھر “Download message” پر۔ آپ کو .eml فائل ملتی ہے۔
  • Windows کا Outlook (نیا) اور Outlook on the web: پیغام پر رائٹ کلک کریں، پھر “Save as” یا “Download” پر کلک کریں اور EML یا MSG منتخب کریں۔ ڈیسک ٹاپ ایپ میں آپ پیغام کو ڈیسک ٹاپ پر گھسیٹ کر بھی لے جا سکتے ہیں۔
  • Windows کا کلاسک Outlook: پیغام کھولیں، پھر File → Save As پر جائیں اور “Outlook Message Format” منتخب کریں تاکہ .msg فائل ملے۔
  • Mac کا Outlook: پیغام کو اس کی اپنی ونڈو میں کھولیں، پھر File → Save As پر جائیں۔ یہ .eml کے طور پر محفوظ ہوتا ہے۔
  • Apple Mail: File → Save As… پر جائیں اور فارمیٹ “Raw Message Source” رکھیں۔ یا بس پیغام کو فہرست سے ڈیسک ٹاپ پر گھسیٹ لیں۔
  • Thunderbird: پیغام پر رائٹ کلک کریں اور “Save As…” چنیں۔

صفحے پر کیا آتا ہے

ای میل اسی طرح ترتیب پاتی ہے جیسے کوئی میل کلائنٹ اسے پرنٹ کرتا ہے:

  • سب سے اوپر سبجیکٹ لائن۔
  • From (منجانب)، To (بنام)، Cc اور Date (تاریخ) کی لائنیں۔
  • پیغام کا متن، اپنی فارمیٹنگ اور اس میں شامل تصویروں کے ساتھ، جیسے دستخط کا لوگو یا پیسٹ کیا ہوا اسکرین شاٹ۔
  • آخر میں اٹیچمنٹس کی فہرست، اگر کوئی ہوں، ہر ایک کے فائل نام اور سائز کے ساتھ۔

پیغام A4 صفحات پر رکھا جاتا ہے، اور لمبا تھریڈ خود ہی اگلے صفحے پر جاری رہتا ہے۔ Outlook کے وہ پیغامات جن کا متن HTML کے بجائے RTF کے طور پر محفوظ ہو، وہ بھی کھل جاتے ہیں؛ متن آ جاتا ہے، مگر اس کا بولڈ اور رنگ نہیں رہتے۔ پرانے Outlook ورژنز میں چینی، جاپانی یا کوریائی زبان میں لکھے گئے پیغامات صحیح دکھتے ہیں۔

ای میل کو اسکین جیسی PDF میں کیسے بدلیں

  1. Email to Scanned PDF کھولیں اور اپنی .eml، .emlx یا .msg فائل منتخب کریں۔ یہ صفحہ انگریزی میں ہے۔
  2. پیش منظر دیکھیں۔ تسلی کر لیں کہ ایڈریس، تاریخ اور کوٹ کیے گئے جوابات سب موجود ہیں۔
  3. اسکین کا اثر حسبِ ضرورت بدلیں۔ اگر باریک تحریر کو، جیسے ایڈریسز کی لمبی فہرست، پڑھنے کے قابل رہنا ہے تو بلر اور نوائز کم رکھیں۔
  4. اسکین شدہ PDF بنائیں اور ڈاؤن لوڈ کریں۔

آپ ہر صفحہ JPG یا PNG کے طور پر بھی محفوظ کر سکتے ہیں۔ PDF، JPG اور PNG کی رہنمائی میں بتایا گیا ہے کہ یہ انتخاب کب بہتر ہے۔ اگر پیغامات کا پورا فولڈر نمٹانا ہو تو Bulk Scan، جو Pro کا فیچر ہے، ایک ساتھ کئی فائلیں لے لیتا ہے۔

پیغام آپ کے آلے پر ہی رہتا ہے

ای میل فائل آپ کے براؤزر کے اندر ہی پڑھی اور ترتیب دی جاتی ہے۔ اسے کسی سرور پر اپ لوڈ نہیں کیا جاتا، اور یہ بات ای میل کے لیے زیادہ تر دستاویزات سے زیادہ اہم ہے، کیونکہ ایک پیغام میں پوری گفتگو اور سب کے ایڈریس ہو سکتے ہیں۔

وہ تصویریں جو پیغام انٹرنیٹ سے لوڈ کرتا، ٹریکنگ پکسلز سمیت، کبھی طلب نہیں کی جاتیں، اور نہ ہی ویب فونٹس، اس لیے یہاں ای میل کھولنے سے بھیجنے والے کو کچھ پتا نہیں چلتا۔ پیغام کے اندر موجود اسکرپٹس نہیں چلتیں۔

پہلے یہ باتیں جان لیں

  • اٹیچمنٹس کی فہرست بنتی ہے، وہ بدلی نہیں جاتیں۔ آپ کو ہر اٹیچمنٹ کا فائل نام اور سائز نظر آئے گا، مگر اس کا مواد نہیں۔ کسی اٹیچ شدہ PDF یا Word دستاویز کو اسکین کرنے کے لیے اسے اپنی میل ایپ سے محفوظ کریں اور الگ سے اسکین کریں۔
  • ریموٹ تصویریں خالی آتی ہیں۔ جو تصویریں پیغام کے اندر نہیں بلکہ کسی سرور پر رکھی تھیں، اور زیادہ تر نیوز لیٹر اور مارکیٹنگ ای میلز اسی طرح بنتی ہیں، چھوڑ دی جاتی ہیں۔ پیغام کے متن میں شامل تصویریں، جیسے دستخط کے لوگو اور پیسٹ کیے ہوئے اسکرین شاٹ، ٹھیک آتی ہیں۔ اٹیچمنٹ کے طور پر بھیجی گئی فوٹو فہرست میں آتی ہے، دکھائی نہیں جاتی۔
  • PDF تصویروں سے بنی ہوتی ہے۔ اصلی اسکین کی طرح، متن نہ منتخب ہو سکتا ہے نہ اس میں تلاش ہو سکتی ہے، اور لنکس پر کلک نہیں ہو سکتا۔ اصل .eml یا .msg فائل سنبھال کر رکھیں، کیونکہ بعد میں کسی کو دیکھنا پڑ سکتا ہے کہ کس نے کیا اور کب بھیجا۔

کوئی پیغام ہے جو آپ کو کاغذ پر چاہیے؟ ابھی آزمائیں۔