Prima o poi qualcuno ti chiede la copia di un’email: le risorse umane vogliono il messaggio in cui il tuo responsabile ha approvato le ferie, oppure il sistema delle note spese vuole una ricevuta arrivata solo via email. Uno screenshot sembra uno screenshot, e se salvi l’email in PDF dall’app di posta ottieni qualcosa che sembra una pagina web stampata.

Ora Look Scanned può aprire direttamente i file email salvati. Scegli il file, controlla il messaggio nell’anteprima e scarica un PDF che sembra l’email stampata e passata allo scanner.

Quali file email funzionano?

File Da dove arriva
.eml Gmail, Outlook per Mac, Apple Mail, Thunderbird e quasi tutte le altre app di posta
.msg Outlook per Windows
.emlx L’archivio interno di Apple Mail, i file che trovi in un backup di Mail

Ogni file contiene un solo messaggio. Le esportazioni di intere caselle di posta, come i file .pst, .olm o .mbox, qui non si aprono. Salva invece uno per uno i messaggi che ti servono.

Aprire un file .msg senza Outlook

Se ti è mai capitato di ricevere un file .msg e di non riuscire ad aprirlo su un Mac o sul telefono, funziona anche per quelli. Non serve avere Outlook installato. Il messaggio si apre nell’anteprima e puoi leggerlo lì anche se non generi mai il PDF.

Come salvare un’email come file

Ogni app di posta nasconde questa opzione in un punto leggermente diverso:

  • Gmail: apri il messaggio, fai clic sul menu con i tre puntini accanto a Rispondi, poi su «Scarica messaggio». Ottieni un file .eml.
  • Outlook per Windows (nuovo) e Outlook sul web: fai clic destro sul messaggio, poi «Salva con nome» o «Scarica», e scegli EML o MSG. Nell’app desktop puoi anche trascinare il messaggio sul desktop.
  • Outlook classico per Windows: apri il messaggio, poi File → Salva con nome, e scegli il tipo «Outlook Message Format» (formato messaggio di Outlook) per ottenere un file .msg.
  • Outlook per Mac: apri il messaggio in una finestra a parte, poi File → Salva con nome. Viene salvato come .eml.
  • Apple Mail: File → Save As…, con il formato «Raw Message Source». Oppure trascina semplicemente il messaggio dall’elenco sul desktop.
  • Thunderbird: fai clic destro sul messaggio e scegli «Salva come…».

Cosa finisce sulla pagina

L’email viene impaginata come la stamperebbe un client di posta:

  • L’oggetto in alto.
  • Le righe mittente, destinatari, Cc e data.
  • Il corpo del messaggio, con la sua formattazione e le immagini incorporate al suo interno, come il logo di una firma o uno screenshot incollato.
  • In fondo, l’elenco degli eventuali allegati, ciascuno con nome file e dimensioni.

Il messaggio viene impaginato su fogli A4, e una conversazione lunga continua da sola nella pagina successiva. I messaggi Outlook il cui corpo è salvato come RTF invece che HTML si aprono comunque; il testo arriva, ma grassetto e colori vanno persi. I messaggi scritti in cinese, giapponese o coreano con versioni più vecchie di Outlook vengono visualizzati correttamente.

Come trasformare un’email in un PDF scansionato

  1. Apri Da email a PDF scansionato e seleziona il tuo file .eml, .emlx o .msg.
  2. Controlla l’anteprima. Verifica che ci siano gli indirizzi, la data e le eventuali risposte citate.
  3. Regola l’effetto scansione. Tieni bassi sfocatura e rumore se il testo piccolo, come un lungo elenco di indirizzi, deve restare leggibile.
  4. Genera il PDF scansionato e scaricalo.

Puoi anche salvare ogni pagina come JPG o PNG. La nostra guida a PDF, JPG e PNG spiega quando è la scelta migliore. Se hai un’intera cartella di messaggi da elaborare, la scansione in blocco, una funzione Pro, accetta più file alla volta.

Il messaggio resta sul tuo dispositivo

Il file email viene letto e impaginato nel tuo browser. Non viene caricato su un server, e con le email conta più che con la maggior parte dei documenti: un solo messaggio può contenere un’intera conversazione e gli indirizzi di tutti.

Le immagini che il messaggio avrebbe caricato da internet, pixel di tracciamento compresi, non vengono mai richieste, e nemmeno i caratteri remoti, quindi aprire un’email qui non rivela nulla al mittente. Gli script contenuti nel messaggio non vengono eseguiti.

Prima di iniziare

  • Gli allegati vengono elencati, non convertiti. Vedrai nome e dimensioni di ogni allegato, ma non il suo contenuto. Per scansionare un PDF o un documento Word allegato, salvalo dall’app di posta e scansionalo a parte.
  • Le immagini remote restano vuote. Le immagini ospitate su un server invece che incluse nel messaggio, ed è così che sono fatte quasi tutte le newsletter e le email promozionali, vengono lasciate fuori. Le immagini incorporate nel corpo del messaggio, come loghi di firma e screenshot incollati, si vedono senza problemi. Una foto inviata come allegato viene elencata, non mostrata.
  • Il PDF è fatto di immagini. Come in una vera scansione, il testo non si può selezionare o cercare e i link non si possono cliccare. Conserva il file .eml o .msg originale, nel caso qualcuno debba verificare in seguito chi ha inviato cosa e quando.

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