במוקדם או במאוחר מישהו מבקש עותק של אימייל: משאבי אנוש רוצים את ההודעה שבה המנהל אישר את החופשה, או שמערכת ההחזרים רוצה קבלה שהגיעה רק באימייל. צילום מסך נראה כמו צילום מסך, ושמירת האימייל כ-PDF מתוכנת האימייל נותנת משהו שנראה כמו דף אינטרנט מודפס.

מעכשיו Look Scanned יודע לפתוח קובצי אימייל שמורים ישירות. בוחרים את הקובץ, בודקים את ההודעה בתצוגה המקדימה ומורידים PDF שנראה כאילו האימייל הודפס והועבר בסורק.

אילו קובצי אימייל נתמכים?

קובץ מאיפה הוא מגיע
.eml Gmail, Outlook ל-Mac, Apple Mail, Thunderbird ורוב תוכנות האימייל האחרות
.msg Outlook ל-Windows
.emlx האחסון הפנימי של Apple Mail, הקבצים שמוצאים בגיבוי של Mail

כל קובץ מכיל הודעה אחת. ייצוא של תיבת דואר שלמה, כמו קובצי .pst, .olm או .mbox, לא נפתח כאן. במקום זה, שמרו את ההודעות הבודדות שאתם צריכים.

פתיחת קובץ ‎.msg בלי Outlook

אם פעם קיבלתם קובץ .msg ולא הצלחתם לפתוח אותו ב-Mac או בטלפון, זה עובד גם איתם. לא צריך Outlook מותקן. ההודעה נפתחת בתצוגה המקדימה, ואפשר לקרוא אותה שם גם אם לא תיצרו PDF בכלל.

איך שומרים אימייל כקובץ

תוכנות אימייל מחביאות את זה במקומות קצת שונים:

  • Gmail: פתחו את ההודעה, לחצו על תפריט שלוש הנקודות ליד כפתור התשובה, ואז על "Download message". תקבלו קובץ .eml.
  • Outlook ל-Windows (החדש) ו-Outlook באינטרנט: לחצו לחיצה ימנית על ההודעה, ואז על "Save as" או "Download", ובחרו EML או MSG. באפליקציה למחשב אפשר גם לגרור את ההודעה לשולחן העבודה.
  • Outlook הקלאסי ל-Windows: פתחו את ההודעה, ואז File → Save As, ובחרו "Outlook Message Format" כדי לקבל קובץ .msg.
  • Outlook ל-Mac: פתחו את ההודעה בחלון נפרד, ואז File → Save As. הקובץ נשמר כ-.eml.
  • Apple Mail: File → Save As…, עם הפורמט "Raw Message Source". או פשוט גררו את ההודעה מהרשימה לשולחן העבודה.
  • Thunderbird: לחצו לחיצה ימנית על ההודעה ובחרו "Save As…".

מה מופיע על העמוד

האימייל נפרס כמו שתוכנת אימייל מדפיסה אותו:

  • שורת הנושא למעלה.
  • שורות From (מאת), To (אל), Cc (עותק) ו-Date (תאריך).
  • גוף ההודעה, עם העיצוב שלו ועם התמונות המוטמעות בו, כמו לוגו בחתימה או צילום מסך שהודבק.
  • בסוף, רשימה של הקבצים המצורפים, אם יש, כל אחד עם שם הקובץ והגודל שלו.

ההודעה מונחת על עמודי A4, ושרשור ארוך ממשיך לעמוד הבא מעצמו. הודעות Outlook שגוף ההודעה שלהן שמור כ-RTF ולא כ-HTML עדיין נפתחות; הטקסט עובר, אבל ההדגשה והצבעים שלו נעלמים. הודעות בסינית, ביפנית או בקוריאנית שנכתבו בגרסאות Outlook ישנות מוצגות כמו שצריך.

איך הופכים אימייל ל-PDF סרוק

  1. פתחו את אימייל ל-PDF סרוק ובחרו את קובץ ה-.eml, ה-.emlx או ה-.msg שלכם.
  2. בדקו את התצוגה המקדימה. ודאו שהכתובות, התאריך וכל התשובות המצוטטות נמצאים שם.
  3. התאימו את אפקט הסריקה. שמרו על טשטוש ורעש ברמה נמוכה אם יש טקסט קטן שצריך להישאר קריא, כמו רשימת כתובות ארוכה.
  4. צרו את ה-PDF הסרוק והורידו אותו.

אפשר גם לשמור כל עמוד כ-JPG או PNG. המדריך ל-PDF, JPG ו-PNG מסביר מתי זו הבחירה הטובה יותר. אם יש לכם תיקייה שלמה של הודעות, סריקה בכמות גדולה, תכונה של Pro, מקבלת כמה קבצים בבת אחת.

ההודעה נשארת במכשיר שלכם

קובץ האימייל נקרא ונפרס לעמודים בתוך הדפדפן. הוא לא מועלה לשרת, וזה חשוב באימייל יותר מברוב המסמכים, כי הודעה אחת יכולה להכיל שיחה שלמה ואת הכתובות של כל המשתתפים.

Look Scanned אף פעם לא מבקש תמונות שההודעה הייתה טוענת מהאינטרנט, כולל פיקסלים למעקב, וגם לא גופני רשת, ולכן פתיחת אימייל כאן לא מגלה לשולח שום דבר. סקריפטים בתוך ההודעה לא רצים.

כמה דברים שכדאי לדעת מראש

  • קבצים מצורפים מופיעים ברשימה, לא מומרים. תראו את שם הקובץ והגודל של כל קובץ מצורף, אבל לא את התוכן שלו. כדי לסרוק PDF או מסמך Word שצורף להודעה, שמרו אותו מתוכנת האימייל וסרקו אותו בנפרד.
  • תמונות מרוחקות יוצאות ריקות. תמונות שישבו על שרת ולא בתוך ההודעה, וככה בנויים רוב הניוזלטרים והאימיילים השיווקיים, לא נכללות. תמונות המוטמעות בגוף ההודעה, כמו לוגו בחתימה וצילומי מסך שהודבקו, מופיעות כרגיל. תמונה שנשלחה כקובץ מצורף מופיעה ברשימה, לא מוצגת.
  • ה-PDF בנוי מתמונות. כמו בסריקה אמיתית, אי אפשר לסמן את הטקסט או לחפש בו, ואי אפשר ללחוץ על קישורים. שמרו את קובץ ה-.eml או ה-.msg המקורי, למקרה שמישהו יצטרך לבדוק אחר כך מי שלח מה ומתי.

יש לכם הודעה שאתם צריכים על נייר? נסו עכשיו.