PDF, JPG או PNG: באיזה פורמט כדאי להשתמש במסמכים סרוקים?

טופס הגשה מבקש קובץ JPG, אבל המסמך שלכם כולל שלושה עמודים. או שאתם צריכים להוסיף עמוד אחד למצגת, ויש לכם רק קובץ PDF. הפורמט המתאים תלוי במה שתרצו לעשות עם המסמך בהמשך.

בחרו PDF כדי לשמור את העמודים יחד. בחרו JPEG כשאתם צריכים תמונות נפרדות בקבצים קטנים יותר. בחרו PNG כשרוצים תמונות עמודים ללא דחיסה מאבדת נתונים. אם הנמען דורש פורמט מסוים, פעלו תחילה לפי הדרישה שלו.

Look Scanned יכול לשמור מסמך במראה סרוק בשלושת הפורמטים. תמונות שמייצאים יורדות כקובץ ZIP שמכיל תמונה אחת לכל עמוד. פתחו את Look Scanned ונסו את האפשרויות עם הדוגמה המובנית לפני שתבחרו קובץ משלכם.

בחרו פורמט לפי אופן מסירת המסמך

JPG ו-JPEG הם שמות לאותו פורמט תמונה. Look Scanned מציג את האפשרות בשם JPEG ‏(ZIP) והקבצים שבארכיון מקבלים את הסיומת .jpg.

PDF: שמרו את המסמך יחד

בדוח או במכתב מרובה עמודים, PDF חוסך מהנמען את הצורך לפתוח כמה תמונות ולברר מה הסדר שלהן. זו גם הבחירה הפשוטה יותר כשטופס מאפשר להעלות את המסמך כולו בשדה אחד.

קובץ ה-PDF שמייצאים מ-Look Scanned מכיל תמונות של העמודים. הוא לא שומר את הטקסט המקורי שניתן לחיפוש ולא מוסיף שכבת OCR. אם הנמען צריך להעתיק טקסט או להשתמש בקורא מסך, שמרו את קובץ ה-PDF הדיגיטלי המקורי. להסבר על ההבדל, ראו PDF סרוק לעומת PDF שניתן לעריכה.

JPEG: עמודים נפרדים בקבצים קטנים יותר

JPEG הוא מקום טוב להתחיל בו אם טופס ההעלאה מבקש תמונה של כל עמוד או אם אתם רוצים לשלוח עמוד אחד בצ'אט. הדחיסה המאבדת שלו בדרך כלל מקטינה סריקות צבעוניות ובגווני אפור לעומת PNG, אך עלולות להופיע תופעות דחיסה בטקסט קטן ובקצוות חדים.

הגדילו את הטקסט הקטן ביותר לפני השליחה. קובץ קטן יותר מועיל רק אם עדיין אפשר לקרוא אותו.

PNG: תמונות עמודים ללא דחיסה מאבדת נתונים

PNG שומר את הפיקסלים של העמוד לאחר שעובד לתמונה, ואינו מוסיף תופעות דחיסה של JPEG. הדבר עשוי לעזור בטקסט קטן או בקווים דקים, במיוחד אם אתם מתכוונים להוסיף את התמונה למסמך אחר ולייצא אותו שוב.

שמירה ללא אובדן לא אומרת שהמסמך המקורי נשאר ללא שינוי: Look Scanned כבר עיבד את העמוד לתמונה והחיל את הגדרות הסריקה שלכם. PNG שומר את התוצאה הזאת. הוא לא יכול לשחזר פרטים שאבדו בגלל טשטוש או רזולוציה נמוכה.

קובצי PNG יכולים להיות גדולים, במיוחד עם צבע, מרקם נייר או רעש. להסבר כללי על הבדלי הדחיסה, ראו את ההשוואה של Adobe בין JPEG ל-PNG.

ייצאו PDF סרוק או ZIP של תמונות

1. פתחו את Look Scanned ובחרו את המסמך שלכם, או השתמשו בדוגמה המובנית.
2. התאימו את מראה הסריקה. לפני הייצוא, בדקו את הטקסט הקטן בתצוגה מקדימה.
3. תחת הגדרות פלט, הגדירו את פורמט הפלט ל-PDF, ל-JPEG ‏(ZIP) או ל-PNG ‏(ZIP).
4. צרו את התוצאה ואז הורידו אותה.
5. בייצוא JPEG או PNG, חלצו את ה-ZIP לפני שתעלו תמונה נפרדת למקום אחר.

בחירת הפורמט חלה על הקובץ שייווצר. בחירה ב-JPEG לא מחייבת שגם קובץ המקור יהיה JPEG: אפשר להתחיל ב-PDF ולייצא את העמודים הסרוקים שלו כתמונות.

למה מורידים ZIP במקום JPG?

קובץ PDF יכול לכלול כמה עמודים. JPG או PNG הם תמונה של עמוד אחד. ZIP מאפשר להוריד את כל העמודים בבת אחת, אפילו כשמדובר במסמך של עמוד אחד.

לדוגמה, אם מייצאים מסמך מקור בן שלושה עמודים בשם report.pdf כ-JPEG ומגדירים את סיומת שם הקובץ ל--scan, מתקבל report-scan.zip. בתוכו מופיעים:

report-01.jpg
report-02.jpg
report-03.jpg

אפשרות PNG משתמשת באותו מספור, עם הסיומת .png. שינוי סיומת שם הקובץ משנה את שם הארכיון; הוא לא משנה את שמות העמודים שבתוכו.

אם טופס מקבל JPG או PNG אבל דוחה את הקובץ שהורדתם, ודאו שבחרתם תמונה שחולצה מהארכיון ולא את קובץ ה-ZIP עצמו. הארכיון הוא אמצעי למסירת הקבצים, לא פורמט תמונה.

לכמה מסמכי מקור, סריקה בכמות גדולה מציעה את אותן אפשרויות פלט. הורדת כל התוצאות יחד שמה את תמונות העמודים של כל מסמך בתיקייה משלו בתוך קובץ ה-ZIP המשולב, כך שעמודים בעלי אותו מספר נשארים נפרדים.

אם הקובץ גדול מדי

הפורמט הוא רק חלק מהפתרון. גם הרזולוציה, תוכן העמוד ואפקטי הסריקה משפיעים.

• נסו JPEG אם הנמען מקבל אותו וקובץ ה-PNG גדול מדי. השוו את הטקסט בגודל מלא לפני השליחה.
• הורידו את הרזולוציה אם התמונה גדולה מהנדרש. בדקו שהספרות הקטנות וסימני הפיסוק עדיין קריאים.
• הפחיתו רעש אם הוא נועד למראה בלבד. רקע נייר עמוס מוסיף פרטים שצריך לאחסן.
• במסמכים שמכילים טקסט פשוט, נסו שחור-לבן. Look Scanned שומר עמודים בשחור-לבן כתמונות של סיבית אחת בייצוא PNG ו-PDF; הן עשויות להיות קטנות בהרבה מסריקות צבעוניות. גם במצב הזה JPEG ממשיך להשתמש בדחיסת JPEG.

אין פורמט אחד שמפיק את הקובץ הקטן ביותר לכל מסמך. בדקו את גודל הקובץ שהורדתם מול המגבלה של הנמען.

נסו תחילה עמוד אחד

בחרו קובץ וייצאו סריקה. בדקו את התצוגה המקדימה, צרו את התוצאה ואז פתחו את הקובץ שהורדתם כדי לוודא שהעמודים והטקסט נראים תקינים.