PDF, JPG ή PNG: Ποια μορφή να χρησιμοποιήσετε για σαρωμένα έγγραφα;

Μια φόρμα υποβολής ζητά JPG, αλλά το έγγραφό σας έχει τρεις σελίδες. Ή χρειάζεται να βάλετε μία σελίδα σε μια παρουσίαση, ενώ έχετε μόνο PDF. Η κατάλληλη μορφή εξόδου εξαρτάται από το τι θα κάνετε στη συνέχεια με το έγγραφο.

Επιλέξτε PDF για να διατηρήσετε τις σελίδες μαζί. Επιλέξτε JPEG όταν χρειάζεστε μεμονωμένες εικόνες με μικρότερο μέγεθος αρχείου. Επιλέξτε PNG όταν θέλετε εικόνες σελίδων χωρίς συμπίεση με απώλειες. Αν ο παραλήπτης ορίζει συγκεκριμένη μορφή, ακολουθήστε πρώτα αυτή την απαίτηση.

Το Look Scanned μπορεί να αποθηκεύσει ένα έγγραφο με όψη σάρωσης και στις τρεις μορφές. Οι εξαγωγές εικόνων κατεβαίνουν ως αρχείο ZIP με μία εικόνα ανά σελίδα. Ανοίξτε το Look Scanned και δοκιμάστε τις επιλογές με το ενσωματωμένο δείγμα πριν επιλέξετε το δικό σας αρχείο.

Επιλέξτε μορφή ανάλογα με τον τρόπο παράδοσης

Τα JPG και JPEG είναι ονομασίες για την ίδια μορφή εικόνας. Το Look Scanned ονομάζει την επιλογή JPEG (ZIP) και δίνει στα αρχεία μέσα στο αρχείο ZIP την επέκταση .jpg.

PDF: κρατήστε το έγγραφο ενιαίο

Για μια αναφορά ή μια επιστολή πολλών σελίδων, το PDF απαλλάσσει τον παραλήπτη από το να ανοίξει πολλές εικόνες και να βρει τη σειρά τους. Είναι επίσης η απλούστερη επιλογή όταν μια φόρμα διαθέτει ένα μόνο πεδίο μεταφόρτωσης για ολόκληρο το έγγραφο.

Το PDF που εξάγει το Look Scanned περιέχει εικόνες των σελίδων. Δεν διατηρεί το αρχικό κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης ούτε προσθέτει επίπεδο OCR. Αν ο παραλήπτης χρειάζεται να αντιγράψει κείμενο ή να χρησιμοποιήσει πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης, κρατήστε το αρχικό ψηφιακό PDF. Δείτε τη σύγκριση σαρωμένου PDF και επεξεργάσιμου PDF για αυτή τη διαφορά.

JPEG: ξεχωριστές σελίδες σε μικρότερα αρχεία

Το JPEG είναι μια καλή αρχική επιλογή όταν μια φόρμα μεταφόρτωσης ζητά εικόνα για κάθε σελίδα ή όταν θέλετε να στείλετε μία σελίδα σε συνομιλία. Η συμπίεσή του με απώλειες συνήθως κρατά τις έγχρωμες σαρώσεις και τις σαρώσεις σε αποχρώσεις του γκρι μικρότερες από το PNG, αλλά σε λεπτό κείμενο και καθαρές ακμές μπορεί να εμφανιστούν τεχνουργήματα συμπίεσης.

Μεγεθύνετε το μικρότερο κείμενο πριν στείλετε το αρχείο. Το μικρότερο μέγεθος είναι χρήσιμο μόνο αν παραμένει ευανάγνωστο.

PNG: εικόνες σελίδων χωρίς συμπίεση με απώλειες

Το PNG διατηρεί τα εικονοστοιχεία της σελίδας όπως αποδόθηκαν, χωρίς να προσθέτει τεχνουργήματα συμπίεσης JPEG. Αυτό βοηθά σε μικρά γράμματα ή λεπτές γραμμές, ιδιαίτερα αν πρόκειται να τοποθετήσετε την εικόνα σε άλλο έγγραφο και να την εξαγάγετε ξανά.

Η συμπίεση χωρίς απώλειες δεν σημαίνει ότι το αρχικό έγγραφο παραμένει αμετάβλητο: το Look Scanned έχει ήδη αποδώσει τη σελίδα και εφαρμόσει τις ρυθμίσεις σάρωσης. Το PNG διατηρεί αυτό το αποτέλεσμα. Δεν μπορεί να ανακτήσει λεπτομέρειες που χάθηκαν λόγω θολούρας ή χαμηλής ανάλυσης.

Τα αρχεία PNG μπορεί να είναι μεγάλα, ιδίως αν έχουν χρώμα, υφή χαρτιού ή θόρυβο. Για τις γενικές διαφορές στη συμπίεση, δείτε τη σύγκριση JPEG και PNG της Adobe.

Εξαγάγετε ένα σαρωμένο PDF ή ένα ZIP με εικόνες

1. Ανοίξτε το Look Scanned και επιλέξτε το έγγραφό σας ή χρησιμοποιήστε το ενσωματωμένο δείγμα.
2. Προσαρμόστε την όψη της σάρωσης. Ελέγξτε τα μικρά γράμματα στην προεπισκόπηση πριν από την εξαγωγή.
3. Στις Output Settings, ορίστε το Output Format σε PDF, JPEG (ZIP) ή PNG (ZIP).
4. Δημιουργήστε το αποτέλεσμα και έπειτα κατεβάστε το.
5. Για JPEG ή PNG, αποσυμπιέστε το ZIP πριν ανεβάσετε μια μεμονωμένη εικόνα αλλού.

Η επιλογή μορφής αφορά το αποτέλεσμα. Αν επιλέξετε JPEG, δεν σημαίνει ότι και το αρχικό αρχείο πρέπει να είναι JPEG: μπορείτε να ξεκινήσετε με PDF και να εξαγάγετε τις σαρωμένες σελίδες του ως εικόνες.

Γιατί κατεβαίνει ZIP αντί για JPG;

Ένα PDF μπορεί να έχει πολλές σελίδες. Ένα JPG ή PNG είναι εικόνα μίας σελίδας. Το ZIP σάς επιτρέπει να κατεβάσετε όλες τις σελίδες μαζί, ακόμη και για έγγραφο μίας σελίδας.

Για παράδειγμα, ένα έγγραφο τριών σελίδων με όνομα report.pdf, που εξάγεται ως JPEG με επίθημα ονόματος αρχείου -scan, δίνει το report-scan.zip. Περιέχει:

report-01.jpg
report-02.jpg
report-03.jpg

Η επιλογή PNG χρησιμοποιεί την ίδια αρίθμηση με επέκταση .png. Αν αλλάξετε το επίθημα του ονόματος αρχείου, αλλάζει το όνομα του αρχείου ZIP· δεν μετονομάζονται οι σελίδες μέσα σε αυτό.

Αν μια φόρμα δέχεται JPG ή PNG αλλά απορρίπτει το αρχείο που κατεβάσατε, βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε μια αποσυμπιεσμένη εικόνα και όχι το ίδιο το ZIP. Το ZIP χρησιμεύει για τη μεταφορά των αρχείων· δεν είναι μορφή εικόνας.

Για πολλά έγγραφα, το Bulk Scan διαθέτει τις ίδιες επιλογές εξόδου. Όταν κατεβάζετε όλα τα αποτελέσματα μαζί, οι εικόνες των σελίδων κάθε εγγράφου τοποθετούνται στον δικό τους φάκελο μέσα στο ενιαίο ZIP, ώστε οι σελίδες με ίδιο αριθμό να παραμένουν ξεχωριστές.

Αν το αρχείο είναι πολύ μεγάλο

Η μορφή είναι μόνο ένα μέρος της απάντησης. Σημασία έχουν επίσης η ανάλυση, το περιεχόμενο της σελίδας και τα εφέ σάρωσης.

• Δοκιμάστε JPEG αν το δέχεται ο παραλήπτης και το PNG είναι πολύ μεγάλο. Συγκρίνετε το κείμενο σε πλήρες μέγεθος πριν στείλετε το αρχείο.
• Μειώστε την ανάλυση αν η εικόνα είναι μεγαλύτερη απ' όσο χρειάζεστε. Βεβαιωθείτε ότι μικροί αριθμοί και σημεία στίξης εξακολουθούν να διαβάζονται.
• Μειώστε τον θόρυβο αν υπάρχει μόνο για λόγους εμφάνισης. Ένα φόντο χαρτιού με έντονη υφή προσθέτει λεπτομέρειες εικόνας που πρέπει να αποθηκευτούν.
• Για έγγραφα απλού κειμένου, δοκιμάστε ασπρόμαυρη λειτουργία. Το Look Scanned αποθηκεύει τις ασπρόμαυρες σελίδες ως εικόνες 1 bit σε έξοδο PNG και PDF· μπορεί να είναι πολύ μικρότερες από τις έγχρωμες σαρώσεις. Σε αυτή τη λειτουργία, το JPEG εξακολουθεί να χρησιμοποιεί συμπίεση JPEG.

Δεν υπάρχει μία μορφή που να δημιουργεί το μικρότερο αρχείο για κάθε έγγραφο. Συγκρίνετε το αρχείο που κατεβάσατε με το όριο μεγέθους του παραλήπτη.

Δοκιμάστε πρώτα μία σελίδα

Επιλέξτε αρχείο και εξαγάγετε μια σάρωση. Ελέγξτε την προεπισκόπηση, δημιουργήστε το αποτέλεσμα και ανοίξτε το αρχείο που κατεβάσατε για να βεβαιωθείτε ότι οι σελίδες και το κείμενο φαίνονται σωστά.