PDF, JPG of PNG: welk formaat kies je voor gescande documenten?

Een formulier vraagt om een JPG, maar je document heeft drie pagina’s. Of je wilt één pagina in een dia zetten en je hebt alleen een PDF. Het juiste uitvoerformaat hangt af van wat je daarna met het document wilt doen.

Kies PDF om de pagina’s bij elkaar te houden. Kies JPEG als je losse afbeeldingen nodig hebt die minder ruimte innemen. Kies PNG als je pagina-afbeeldingen zonder compressie met kwaliteitsverlies wilt. Als de ontvanger een formaat voorschrijft, volg dan eerst die eis.

Look Scanned kan een document met een scanuitstraling in alle drie de formaten opslaan. Afbeeldingen worden geleverd in een ZIP-bestand met één afbeelding per pagina. Open Look Scanned om de opties met het ingebouwde voorbeeld uit te proberen voordat je je eigen bestand kiest.

Kies het formaat voor de overdracht

JPG en JPEG zijn twee namen voor hetzelfde afbeeldingsformaat. Look Scanned noemt de optie JPEG (ZIP); de bestanden in het archief hebben de extensie .jpg.

PDF: houd het document bij elkaar

Bij een rapport of brief met meerdere pagina’s hoeft de ontvanger met een PDF niet meerdere afbeeldingen te openen en de volgorde uit te zoeken. Het is ook de eenvoudigste keuze als een formulier maar één uploadveld voor het hele document heeft.

De PDF die Look Scanned exporteert, bevat afbeeldingen van de pagina’s. De oorspronkelijke doorzoekbare tekst blijft niet behouden en er wordt geen OCR-tekstlaag toegevoegd. Als de ontvanger tekst moet kunnen kopiëren of een schermlezer gebruikt, bewaar dan de oorspronkelijke digitale PDF. Lees gescande PDF en bewerkbare PDF voor meer over het verschil.

JPEG: losse pagina’s in kleinere bestanden

JPEG is een goed uitgangspunt als een uploadformulier om een afbeelding van elke pagina vraagt of als je één pagina in een chat wilt sturen. Door de compressie met kwaliteitsverlies zijn kleur- en grijstintenscans meestal kleiner dan PNG-bestanden, maar fijne tekst en scherpe randen kunnen compressieartefacten vertonen.

Zoom in op de kleinste tekst voordat je het bestand verstuurt. Een kleiner bestand is alleen handig als het nog leesbaar is.

PNG: pagina-afbeeldingen zonder compressie met kwaliteitsverlies

PNG bewaart de gerenderde pixels van de pagina zonder JPEG-compressieartefacten toe te voegen. Dat kan helpen bij kleine letters of dunne lijnen, vooral als je de afbeelding in een ander document plaatst en dat document opnieuw exporteert.

Verliesvrij betekent niet dat het oorspronkelijke document ongewijzigd blijft: Look Scanned heeft de pagina al gerenderd en je scaninstellingen toegepast. PNG bewaart dat resultaat. Details die door vervaging of een lage resolutie verloren zijn gegaan, kunnen niet worden teruggehaald.

PNG-bestanden kunnen groot zijn, vooral bij kleur, papierstructuur of ruis. Lees de vergelijking van JPEG en PNG door Adobe voor meer informatie over de algemene verschillen in compressie.

Exporteer een gescande PDF of een ZIP met afbeeldingen

1. Open Look Scanned, kies je document of gebruik het ingebouwde voorbeeld.
2. Pas de scanuitstraling aan. Controleer kleine tekst in het voorbeeld voordat je exporteert.
3. Stel bij Uitvoerinstellingen het Uitvoerformaat in op PDF, JPEG (ZIP) of PNG (ZIP).
4. Genereer het resultaat en download het daarna.
5. Pak bij JPEG of PNG de ZIP uit voordat je een losse afbeelding ergens anders uploadt.

De formaatkeuze geldt voor de uitvoer. JPEG kiezen betekent niet dat je bronbestand een JPEG moet zijn: je kunt beginnen met een PDF en de gescande pagina’s als afbeeldingen exporteren.

Waarom een ZIP in plaats van een JPG-download?

Een PDF kan meerdere pagina’s bevatten. Een JPG of PNG is een afbeelding van één pagina. Met het ZIP-bestand download je alle pagina’s in één keer, ook als het document maar één pagina heeft.

Als je bijvoorbeeld een document van drie pagina’s met de naam report.pdf als JPEG exporteert en het achtervoegsel van de bestandsnaam instelt op -scan, krijg je report-scan.zip. Daarin staan:

report-01.jpg
report-02.jpg
report-03.jpg

De PNG-optie gebruikt dezelfde nummering met de extensie .png. Als je het achtervoegsel van de bestandsnaam wijzigt, verandert de naam van het archief; de pagina’s erin krijgen geen andere naam.

Als een formulier JPG of PNG accepteert maar je download weigert, controleer dan of je een uitgepakte afbeelding selecteert in plaats van de ZIP zelf. Het archief is een manier om de bestanden aan te leveren, geen afbeeldingsformaat.

Voor meerdere brondocumenten biedt bulkscannen dezelfde uitvoeropties. Als je alle resultaten samen downloadt, komen de pagina-afbeeldingen van elk document in een eigen map in het gecombineerde ZIP-bestand te staan, zodat pagina’s met hetzelfde nummer gescheiden blijven.

Als het bestand te groot is

Het formaat is maar een deel van het antwoord. Ook de resolutie, de inhoud van de pagina en de scaneffecten spelen mee.

• Probeer JPEG als de ontvanger dat accepteert en je PNG te groot is. Controleer de tekst op ware grootte voordat je het bestand verstuurt.
• Verlaag de resolutie als de afbeelding groter is dan nodig. Controleer of kleine cijfers en leestekens leesbaar blijven.
• Verminder de ruis als die er alleen voor het uiterlijk is. Een drukke papierachtergrond voegt afbeeldingsdetails toe die moeten worden opgeslagen.
• Probeer zwart-wit voor documenten met alleen tekst. Look Scanned bewaart zwart-witpagina’s in de PNG- en PDF-uitvoer als afbeeldingen van 1 bit; die kunnen veel kleiner zijn dan kleurenscans. In die modus gebruikt JPEG nog steeds JPEG-compressie.

Er is geen formaat dat voor elk document het kleinste bestand oplevert. Controleer of het gedownloade bestand binnen de maximale bestandsgrootte van de ontvanger valt.

Probeer het eerst met één pagina

Kies een bestand en exporteer een scan. Controleer het voorbeeld, genereer het resultaat en open de download om na te gaan of de pagina’s en tekst er goed uitzien.