Biểu mẫu yêu cầu tệp JPG nhưng tài liệu của bạn có ba trang. Hoặc bạn cần chèn một trang vào trang chiếu nhưng chỉ có tệp PDF. Định dạng đầu ra phù hợp tùy thuộc vào cách bạn sẽ sử dụng tài liệu sau đó.
Chọn PDF để giữ các trang trong cùng một tệp. Chọn JPEG khi cần ảnh riêng từng trang với kích thước thường nhỏ hơn. Chọn PNG khi muốn ảnh của từng trang không dùng phương pháp nén mất dữ liệu. Nếu người nhận yêu cầu một định dạng cụ thể, hãy ưu tiên yêu cầu đó.
Look Scanned có thể lưu tài liệu đã quét ở cả ba định dạng. Ảnh xuất ra được đóng gói trong một tệp ZIP, mỗi trang một ảnh. Bạn có thể thử các tùy chọn với ví dụ có sẵn trước khi chọn tệp của mình tại Mở Look Scanned.
Chọn định dạng theo cách bạn sẽ gửi tệp
| Nhu cầu | Chọn | Tệp tải xuống |
|---|---|---|
| Gửi tài liệu nhiều trang dưới dạng một tệp đính kèm | Một tệp PDF có các trang theo đúng thứ tự | |
| Tải riêng từng trang lên biểu mẫu chấp nhận JPG | JPEG (ZIP) | Một tệp ZIP chứa một tệp .jpg cho mỗi trang |
| Chèn một trang vào trang chiếu hoặc giữ ảnh của trang không mất dữ liệu | PNG (ZIP) | Một tệp ZIP chứa một tệp .png cho mỗi trang |
JPG và JPEG là hai tên gọi của cùng một định dạng ảnh. Trong Look Scanned, tùy chọn có tên JPEG (ZIP) và các tệp bên trong tệp nén dùng phần mở rộng .jpg.
PDF: giữ các trang trong cùng một tài liệu
Với báo cáo hoặc thư nhiều trang, PDF giúp người nhận không phải mở nhiều ảnh rồi tự sắp xếp thứ tự. Đây cũng là lựa chọn đơn giản hơn khi biểu mẫu chỉ có một ô tải lên cho toàn bộ tài liệu.
PDF do Look Scanned xuất ra chứa ảnh của các trang. Tệp không giữ lại văn bản gốc có thể tìm kiếm và cũng không thêm lớp OCR. Nếu người nhận cần sao chép văn bản hoặc dùng trình đọc màn hình, hãy giữ lại tệp PDF kỹ thuật số ban đầu. Xem PDF đã quét và PDF có thể chỉnh sửa để biết sự khác biệt.
JPEG: ảnh từng trang có kích thước nhỏ hơn
JPEG là lựa chọn khởi đầu phù hợp khi biểu mẫu tải lên yêu cầu ảnh từng trang hoặc khi bạn muốn gửi một trang qua cuộc trò chuyện. Nén mất dữ liệu thường giúp ảnh quét màu và ảnh thang độ xám nhỏ hơn PNG, nhưng có thể tạo ra nhiễu nén ở chữ nhỏ và đường viền sắc nét.
Hãy phóng to phần chữ nhỏ nhất để kiểm tra trước khi gửi. Tệp nhỏ hơn chỉ hữu ích khi nội dung vẫn đọc được.
PNG: ảnh trang không bị nén mất dữ liệu
PNG giữ nguyên các điểm ảnh của trang đã kết xuất và không tạo thêm lỗi do nén JPEG. Định dạng này hữu ích khi trang có chữ nhỏ hoặc nét mảnh, nhất là khi bạn sẽ chèn ảnh vào tài liệu khác rồi xuất lại.
Không mất dữ liệu không có nghĩa là tài liệu gốc được giữ nguyên: Look Scanned đã kết xuất trang và áp dụng các cài đặt quét của bạn. PNG lưu lại kết quả đó. Định dạng này không thể khôi phục chi tiết đã mất do làm mờ hoặc độ phân giải thấp.
Tệp PNG có thể lớn, nhất là khi có màu sắc, vân giấy hoặc nhiễu. Xem so sánh JPEG và PNG của Adobe để hiểu các khác biệt phổ biến về nén.
Xuất PDF đã quét hoặc ZIP chứa ảnh
- Mở Look Scanned, chọn tài liệu hoặc dùng ví dụ có sẵn.
- Điều chỉnh hình thức bản quét. Kiểm tra chữ nhỏ trong phần xem trước trước khi xuất.
- Trong Cài đặt đầu ra, đặt Định dạng đầu ra thành PDF, JPEG (ZIP) hoặc PNG (ZIP).
- Tạo kết quả rồi tải xuống.
- Nếu chọn JPEG hoặc PNG, hãy giải nén ZIP trước khi tải riêng một ảnh lên nơi khác.
Lựa chọn định dạng chỉ áp dụng cho đầu ra. Chọn JPEG không có nghĩa là tệp nguồn phải là JPEG: bạn có thể bắt đầu bằng PDF rồi xuất các trang đã quét thành ảnh.
Vì sao tải ZIP thay vì JPG?
PDF có thể chứa nhiều trang. JPG hoặc PNG là ảnh của một trang. ZIP cho phép bạn tải tất cả các trang cùng lúc, kể cả khi tài liệu chỉ có một trang.
Ví dụ, xuất tài liệu nguồn ba trang tên report.pdf thành JPEG và đặt hậu tố tên tệp là -scan, bạn sẽ nhận được report-scan.zip. Bên trong có:
report-01.jpg
report-02.jpg
report-03.jpgTùy chọn PNG dùng cùng cách đánh số nhưng có phần mở rộng .png. Đổi hậu tố tên tệp sẽ đổi tên tệp nén, không đổi tên các ảnh trang bên trong.
Nếu biểu mẫu chấp nhận JPG hoặc PNG nhưng từ chối tệp tải xuống, hãy kiểm tra xem bạn đã chọn ảnh được giải nén thay vì chính tệp ZIP chưa. ZIP chỉ dùng để gom các tệp khi chuyển đi, không phải định dạng ảnh.
Với nhiều tài liệu nguồn, quét hàng loạt cũng có các lựa chọn đầu ra tương tự. Khi tải tất cả kết quả cùng lúc, ảnh của mỗi tài liệu được đặt vào thư mục riêng trong tệp ZIP gộp, để các trang trùng số không bị lẫn với nhau.
Nếu tệp quá lớn
Định dạng chỉ là một trong các yếu tố. Độ phân giải, nội dung trang và hiệu ứng quét cũng ảnh hưởng đến kích thước.
- Thử JPEG nếu người nhận chấp nhận và tệp PNG quá lớn. Kiểm tra chữ ở kích thước thực trước khi gửi.
- Giảm độ phân giải nếu ảnh lớn hơn mức cần thiết. Đảm bảo số nhỏ và dấu câu vẫn dễ đọc.
- Giảm nhiễu nếu hiệu ứng này chỉ dùng để trang trí. Nền giấy nhiều chi tiết làm tăng lượng dữ liệu ảnh cần lưu.
- Với tài liệu chỉ có văn bản, hãy thử chế độ đen trắng. Look Scanned lưu trang đen trắng dưới dạng ảnh 1 bit trong đầu ra PNG và PDF; tệp có thể nhỏ hơn nhiều so với bản quét màu. Ở chế độ này, JPEG vẫn dùng phương pháp nén JPEG.
Không có định dạng nào luôn tạo ra tệp nhỏ nhất cho mọi tài liệu. Hãy kiểm tra tệp đã tải xuống có nằm trong giới hạn dung lượng của người nhận hay không.
Thử với một trang trước
Chọn tệp và xuất bản quét. Kiểm tra phần xem trước, tạo kết quả rồi mở tệp tải xuống để đảm bảo trang và chữ hiển thị đúng.