درخواست جمع کرانے والا فارم JPG مانگتا ہے، لیکن آپ کی دستاویز تین صفحات پر مشتمل ہے۔ یا آپ کو ایک صفحہ پریزنٹیشن میں شامل کرنا ہے جبکہ آپ کے پاس صرف PDF ہے۔ موزوں آؤٹ پٹ فارمیٹ کا انحصار اس بات پر ہے کہ آپ دستاویز کے ساتھ آگے کیا کرنا چاہتے ہیں۔

صفحات کو ایک ساتھ رکھنے کے لیے PDF منتخب کریں۔ اگر آپ کو الگ الگ تصاویر چھوٹی فائلوں میں درکار ہوں تو JPEG منتخب کریں۔ اگر آپ بغیر نقصان والی کمپریشن کے صفحوں کی تصاویر چاہتے ہیں تو PNG منتخب کریں۔ اگر وصول کنندہ کسی مخصوص فارمیٹ کا تقاضا کرے تو پہلے اسی پر عمل کریں۔

Look Scanned اسکین جیسی شکل والی دستاویز کو ان تینوں فارمیٹس میں محفوظ کر سکتا ہے۔ تصاویر ایکسپورٹ کرنے پر ایک ZIP فائل ڈاؤن لوڈ ہوتی ہے، جس میں ہر صفحے کی ایک تصویر ہوتی ہے۔ اپنی فائل منتخب کرنے سے پہلے بلٹ اِن مثال سے آپشنز آزمانے کے لیے Look Scanned کھولیں۔

دستاویز بھیجنے کے طریقے کے مطابق فارمیٹ منتخب کریں

آپ کو کیا چاہیے یہ منتخب کریں آپ کیا ڈاؤن لوڈ کریں گے
کئی صفحات والی دستاویز ایک اٹیچمنٹ کے طور پر بھیجنا PDF ایک PDF جس کے صفحات ترتیب سے ہوں
JPG قبول کرنے والے فارم میں الگ صفحات اپ لوڈ کرنا JPEG (ZIP) ایک ZIP جس میں ہر صفحے کے لیے ایک .jpg ہو
صفحہ پریزنٹیشن میں شامل کرنا یا بغیر نقصان والی صفحے کی تصویر رکھنا PNG (ZIP) ایک ZIP جس میں ہر صفحے کے لیے ایک .png ہو

JPG اور JPEG ایک ہی تصویری فارمیٹ کے نام ہیں۔ Look Scanned اس آپشن کو JPEG (ZIP) کہتا ہے اور آرکائیو کے اندر موجود فائلوں کے لیے .jpg ایکسٹینشن استعمال کرتا ہے۔

PDF: دستاویز کو ایک ساتھ رکھیں

رپورٹ یا کئی صفحات والے خط کے لیے PDF وصول کنندہ کو متعدد تصاویر کھولنے اور ان کی ترتیب معلوم کرنے کی زحمت سے بچاتا ہے۔ یہ اس وقت بھی آسان انتخاب ہے جب فارم پوری دستاویز کے لیے اپ لوڈ کی صرف ایک جگہ دے۔

Look Scanned سے ایکسپورٹ ہونے والے PDF میں صفحات کی تصاویر ہوتی ہیں۔ یہ اصل قابلِ تلاش متن محفوظ نہیں رکھتا اور نہ ہی OCR کی تہہ شامل کرتا ہے۔ اگر وصول کنندہ کو متن نقل کرنا ہو یا اسکرین ریڈر استعمال کرنا ہو تو اصل ڈیجیٹل PDF اپنے پاس رکھیں۔ اس فرق کے لیے اسکین شدہ PDF اور قابلِ تدوین PDF کا موازنہ دیکھیں۔

JPEG: الگ صفحات چھوٹی فائلوں میں

اگر اپ لوڈ فارم ہر صفحے کی تصویر مانگتا ہے یا آپ چیٹ میں ایک صفحہ بھیجنا چاہتے ہیں تو JPEG ایک اچھا ابتدائی انتخاب ہے۔ اس کی نقصان والی کمپریشن عموماً رنگین اور گرے اسکیل اسکینوں کو PNG سے چھوٹا رکھتی ہے، لیکن باریک متن اور تیز کناروں پر کمپریشن کے نشانات آ سکتے ہیں۔

بھیجنے سے پہلے سب سے چھوٹے متن کو بڑا کر کے دیکھیں۔ چھوٹی فائل اسی وقت فائدہ مند ہے جب متن پڑھنے کے قابل رہے۔

PNG: بغیر نقصان والی کمپریشن کے صفحات کی تصاویر

PNG رینڈر کیے گئے صفحے کے پکسلز کو JPEG کمپریشن کے نشانات شامل کیے بغیر محفوظ رکھتا ہے۔ یہ چھوٹے حروف یا باریک لکیروں کے لیے مددگار ہو سکتا ہے، خاص طور پر اگر آپ تصویر کو کسی دوسری دستاویز میں رکھ کر دوبارہ ایکسپورٹ کریں گے۔

بغیر نقصان والی کمپریشن کا یہ مطلب نہیں کہ اصل دستاویز جوں کی توں رہتی ہے: Look Scanned صفحے کو پہلے ہی رینڈر کر چکا ہے اور آپ کی اسکین سیٹنگز لاگو کر چکا ہے۔ PNG اسی نتیجے کو محفوظ رکھتا ہے۔ دھندلاہٹ یا کم ریزولوشن کی وجہ سے ضائع ہونے والی تفصیل یہ واپس نہیں لا سکتا۔

PNG فائلیں بڑی ہو سکتی ہیں، خاص طور پر اگر ان میں رنگ، کاغذ کی ساخت یا تصویری نویز ہو۔ کمپریشن کے عمومی فرق کے لیے Adobe کا JPEG اور PNG کا موازنہ دیکھیں۔

اسکین شدہ PDF یا تصاویر کا ZIP ایکسپورٹ کریں

  1. Look Scanned کھولیں اور اپنی دستاویز منتخب کریں، یا بلٹ اِن مثال استعمال کریں۔
  2. اسکین کی شکل اپنی پسند کے مطابق بنائیں۔ ایکسپورٹ سے پہلے پیش منظر میں چھوٹے متن کو دیکھیں۔
  3. Output Settings میں Output Format کو PDF، JPEG (ZIP) یا PNG (ZIP) پر سیٹ کریں۔
  4. نتیجہ تیار کریں، پھر اسے ڈاؤن لوڈ کریں۔
  5. JPEG یا PNG کے لیے، الگ تصویر کہیں اور اپ لوڈ کرنے سے پہلے اسے ZIP سے نکال لیں۔

فارمیٹ کا انتخاب آؤٹ پٹ پر لاگو ہوتا ہے۔ JPEG منتخب کرنے کا یہ مطلب نہیں کہ سورس فائل بھی JPEG ہو: آپ PDF سے شروع کر کے اس کے اسکین شدہ صفحات کو تصاویر کے طور پر ایکسپورٹ کر سکتے ہیں۔

JPG کے بجائے ZIP کیوں ڈاؤن لوڈ ہوتا ہے؟

PDF میں کئی صفحات ہو سکتے ہیں۔ JPG یا PNG ایک صفحے کی تصویر ہے۔ ZIP آپ کو تمام صفحات ایک ساتھ ڈاؤن لوڈ کرنے دیتا ہے، چاہے دستاویز ایک ہی صفحے کی ہو۔

مثال کے طور پر، report.pdf نام کی تین صفحات والی سورس فائل کو JPEG کے طور پر ایکسپورٹ کیا جائے اور فائل نام کا لاحقہ -scan رکھا جائے تو report-scan.zip ملے گا۔ اس کے اندر یہ فائلیں ہوں گی:

report-01.jpg
report-02.jpg
report-03.jpg

PNG آپشن میں یہی نمبرنگ .png ایکسٹینشن کے ساتھ استعمال ہوتی ہے۔ فائل نام کا لاحقہ بدلنے سے آرکائیو کا نام بدلتا ہے، اندر موجود صفحات کے نام نہیں۔

اگر کوئی فارم JPG یا PNG قبول کرتا ہے لیکن آپ کے ڈاؤن لوڈ کو رد کر دیتا ہے تو دیکھیں کہ آپ ZIP کے بجائے اس میں سے نکالی ہوئی تصویر منتخب کر رہے ہیں۔ آرکائیو فائلیں پہنچانے کا ایک پیکج ہے، تصویری فارمیٹ نہیں۔

متعدد سورس دستاویزات کے لیے Bulk Scan یہی آؤٹ پٹ آپشنز استعمال کرتا ہے۔ تمام نتائج ایک ساتھ ڈاؤن لوڈ کرنے سے ہر دستاویز کے تصویری صفحات مشترکہ ZIP کے اندر اپنے فولڈر میں آتے ہیں، تاکہ ایک جیسے نمبر والے صفحات الگ رہیں۔

اگر فائل بہت بڑی ہو

فارمیٹ اس کا صرف ایک حصہ ہے۔ ریزولوشن، صفحے کا مواد اور اسکین ایفیکٹس بھی اہم ہیں۔

  • اگر وصول کنندہ JPEG قبول کرتا ہے اور آپ کی PNG فائل بہت بڑی ہے تو JPEG آزمائیں۔ بھیجنے سے پہلے مکمل سائز پر متن کا موازنہ کریں۔
  • اگر تصویر ضرورت سے بڑی ہے تو ریزولوشن کم کریں۔ دیکھیں کہ چھوٹے ہندسے اور رموزِ اوقاف پڑھنے کے قابل رہیں۔
  • اگر نویز صرف ظاہری شکل کے لیے ہے تو اسے کم کریں۔ کاغذ کا پیچیدہ پس منظر محفوظ کیے جانے والے تصویری مواد میں اضافہ کرتا ہے۔
  • سادہ متنی دستاویزات کے لیے سیاہ و سفید آزمائیں۔ Look Scanned PNG اور PDF آؤٹ پٹ میں سیاہ و سفید صفحات کو 1-bit تصاویر کے طور پر محفوظ کرتا ہے؛ یہ رنگین اسکینوں کے مقابلے میں بہت چھوٹی ہو سکتی ہیں۔ اس موڈ میں JPEG پھر بھی JPEG کمپریشن استعمال کرتا ہے۔

کوئی ایک فارمیٹ ہر دستاویز کے لیے سب سے چھوٹی فائل نہیں بناتا۔ ڈاؤن لوڈ کی گئی فائل کا سائز وصول کنندہ کی حد سے ملا کر دیکھیں۔

پہلے ایک صفحے پر آزمائیں

فائل منتخب کریں اور اسکین ایکسپورٹ کریں۔ پیش منظر دیکھیں، نتیجہ تیار کریں، پھر ڈاؤن لوڈ کی گئی فائل کھول کر تصدیق کریں کہ صفحات اور متن درست دکھائی دے رہے ہیں۔