PDF, JPG หรือ PNG: ควรใช้รูปแบบใดกับเอกสารที่สแกนแล้ว?

แบบฟอร์มส่งเอกสารขอไฟล์ JPG แต่เอกสารของคุณมีสามหน้า หรือคุณต้องการนำหน้าใดหน้าหนึ่งไปใส่ในสไลด์ แต่มีเพียงไฟล์ PDF รูปแบบเอาต์พุตที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าคุณจะนำเอกสารไปทำอะไรต่อ

เลือก PDF หากต้องการรวมทุกหน้าไว้ด้วยกัน เลือก JPEG หากต้องการภาพแยกแต่ละหน้าที่โดยทั่วไปมีขนาดไฟล์เล็กกว่า และเลือก PNG หากต้องการภาพหน้าเอกสารโดยไม่มีการบีบอัดแบบสูญเสียข้อมูล หากผู้รับระบุรูปแบบไว้ ให้ทำตามข้อกำหนดนั้นก่อน

Look Scanned บันทึกเอกสารที่สแกนแล้วได้ทั้งสามรูปแบบ เมื่อส่งออกเป็นภาพ จะได้ไฟล์ ZIP ที่มีหนึ่งภาพต่อหน้า ลองใช้ตัวอย่างที่มีให้ก่อนเลือกไฟล์ของคุณได้ที่ เปิด Look Scanned

เลือกรูปแบบให้เหมาะกับการส่งต่อ

JPG และ JPEG เป็นชื่อของรูปแบบภาพเดียวกัน ใน Look Scanned ตัวเลือกใช้ชื่อ JPEG (ZIP) และไฟล์ภายใน ZIP จะใช้นามสกุล .jpg

PDF: รวมเอกสารไว้ด้วยกัน

สำหรับรายงานหรือจดหมายหลายหน้า PDF ช่วยให้ผู้รับไม่ต้องเปิดภาพหลายภาพแล้วเรียงหน้าด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังเป็นตัวเลือกที่ง่ายกว่าเมื่อแบบฟอร์มมีช่องอัปโหลดเพียงช่องเดียวสำหรับเอกสารทั้งหมด

PDF ที่ส่งออกจาก Look Scanned ประกอบด้วยภาพของแต่ละหน้า โดยจะไม่เก็บข้อความต้นฉบับที่ค้นหาได้และไม่มีการเพิ่มชั้นข้อความ OCR หากผู้รับต้องคัดลอกข้อความหรือใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ ให้เก็บ PDF ดิจิทัลต้นฉบับไว้ ดูความแตกต่างได้ที่ PDF ที่สแกนแล้วกับ PDF ที่แก้ไขได้

JPEG: ภาพแต่ละหน้าที่มีขนาดไฟล์เล็กกว่า

JPEG เหมาะสำหรับใช้เป็นตัวเลือกแรกเมื่อแบบฟอร์มอัปโหลดต้องการภาพของแต่ละหน้า หรือเมื่อต้องการส่งหน้าเดียวในแชต การบีบอัดแบบสูญเสียข้อมูลมักทำให้ภาพสแกนสีและโทนสีเทามีขนาดเล็กกว่า PNG แต่อาจเกิดร่องรอยจากการบีบอัดบริเวณข้อความขนาดเล็กและขอบที่คมชัด

ขยายดูข้อความที่เล็กที่สุดก่อนส่ง ไฟล์ที่เล็กลงจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อยังอ่านได้ชัดเจน

PNG: ภาพหน้าเอกสารที่ไม่มีการบีบอัดแบบสูญเสียข้อมูล

PNG เก็บพิกเซลของหน้าที่เรนเดอร์แล้วไว้โดยไม่มีร่องรอยจากการบีบอัด JPEG ซึ่งเป็นประโยชน์กับข้อความขนาดเล็กหรือเส้นบาง โดยเฉพาะเมื่อต้องนำภาพไปใส่ในเอกสารอื่นแล้วส่งออกอีกครั้ง

คำว่าไม่สูญเสียข้อมูลไม่ได้หมายความว่าเอกสารต้นฉบับจะไม่เปลี่ยนแปลง Look Scanned เรนเดอร์หน้าเอกสารและใช้การตั้งค่าการสแกนของคุณแล้ว PNG เก็บผลลัพธ์นั้นไว้ แต่ไม่สามารถเรียกคืนรายละเอียดที่หายไปเพราะภาพเบลอหรือความละเอียดต่ำได้

ไฟล์ PNG อาจมีขนาดใหญ่ โดยเฉพาะเมื่อมีสี พื้นผิวกระดาษ หรือนอยส์ ดูความแตกต่างของการบีบอัดทั่วไปได้ที่ การเปรียบเทียบ JPEG และ PNG ของ Adobe

ส่งออก PDF ที่สแกนแล้วหรือ ZIP ที่มีภาพ

1. เปิด Look Scanned แล้วเลือกเอกสารของคุณ หรือใช้ตัวอย่างที่มีให้
2. ปรับลักษณะการสแกน ตรวจสอบข้อความขนาดเล็กในพรีวิวก่อนส่งออก
3. ในการตั้งค่าเอาต์พุต ตั้งค่ารูปแบบผลลัพธ์เป็น PDF, JPEG (ZIP) หรือ PNG (ZIP)
4. สร้างผลลัพธ์แล้วดาวน์โหลด
5. หากเลือก JPEG หรือ PNG ให้แตกไฟล์ ZIP ก่อนอัปโหลดภาพใดภาพหนึ่งไปยังที่อื่น

การเลือกรูปแบบมีผลกับไฟล์เอาต์พุต การเลือก JPEG ไม่ได้แปลว่าไฟล์ต้นฉบับต้องเป็น JPEG คุณสามารถเริ่มจาก PDF แล้วส่งออกหน้าที่สแกนเป็นภาพได้

ทำไมจึงดาวน์โหลดเป็น ZIP แทน JPG?

PDF มีได้หลายหน้า ส่วน JPG หรือ PNG เป็นภาพของหน้าเดียว ZIP ช่วยให้ดาวน์โหลดทุกหน้าได้ในครั้งเดียว แม้เอกสารจะมีเพียงหน้าเดียวก็ตาม

ตัวอย่างเช่น ส่งออกไฟล์ต้นฉบับสามหน้าชื่อ report.pdf เป็น JPEG โดยตั้งคำต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น -scan คุณจะได้ report-scan.zip ซึ่งภายในมีไฟล์ดังนี้

report-01.jpg
report-02.jpg
report-03.jpg

ตัวเลือก PNG จะใช้หมายเลขเดียวกัน แต่เปลี่ยนนามสกุลเป็น .png การเปลี่ยนคำต่อท้ายชื่อไฟล์จะเปลี่ยนชื่อคลังเก็บ แต่จะไม่เปลี่ยนชื่อภาพแต่ละหน้าภายใน

หากแบบฟอร์มรับ JPG หรือ PNG แต่ปฏิเสธไฟล์ที่ดาวน์โหลด ให้ตรวจสอบว่าคุณเลือกภาพที่แตกออกจาก ZIP แล้ว ไม่ใช่ตัว ZIP เอง ไฟล์ ZIP ใช้สำหรับรวมไฟล์เพื่อส่งต่อเท่านั้น ไม่ใช่รูปแบบภาพ

หากมีเอกสารต้นฉบับหลายไฟล์ สแกนเป็นชุด ก็มีตัวเลือกรูปแบบเอาต์พุตแบบเดียวกัน เมื่อดาวน์โหลดผลลัพธ์ทั้งหมดพร้อมกัน ระบบจะใส่ภาพแต่ละหน้าของเอกสารไว้ในโฟลเดอร์แยกกันภายใน ZIP รวม เพื่อไม่ให้หน้าที่มีหมายเลขซ้ำปะปนกัน

หากไฟล์มีขนาดใหญ่เกินไป

ขนาดไฟล์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับรูปแบบเพียงอย่างเดียว ความละเอียด เนื้อหาในหน้า และเอฟเฟ็กต์การสแกนก็มีผลเช่นกัน

• ลองใช้ JPEG หากผู้รับรองรับรูปแบบนี้และ PNG มีขนาดใหญ่เกินไป ตรวจดูข้อความที่ขนาดจริงก่อนส่ง
• ลดความละเอียดหากภาพใหญ่เกินความจำเป็น ตรวจสอบว่าตัวเลขและเครื่องหมายวรรคตอนขนาดเล็กยังอ่านได้
• ลดนอยส์หากมีไว้เพื่อความสวยงามเท่านั้น พื้นหลังกระดาษที่มีรายละเอียดมากทำให้ต้องเก็บข้อมูลภาพเพิ่มขึ้น
• สำหรับเอกสารที่มีแต่ข้อความ ให้ลองใช้โหมดขาวดำ Look Scanned เก็บหน้าขาวดำเป็นภาพ 1 บิตในไฟล์ PNG และ PDF ซึ่งอาจมีขนาดเล็กกว่าการสแกนสีมาก ส่วน JPEG ยังคงใช้การบีบอัด JPEG ในโหมดนี้

ไม่มีรูปแบบใดที่ทำให้ไฟล์ของเอกสารทุกฉบับมีขนาดเล็กที่สุด ตรวจสอบไฟล์ที่ดาวน์โหลดว่าไม่เกินขนาดที่ผู้รับกำหนด

ลองกับหนึ่งหน้าก่อน

เลือกไฟล์และส่งออกงานสแกน ตรวจดูพรีวิว สร้างผลลัพธ์ แล้วเปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดเพื่อตรวจว่าหน้าเอกสารและข้อความแสดงผลถูกต้อง