Mapema au baadaye, mtu ataomba nakala ya barua pepe: idara ya rasilimali watu inataka ujumbe ambamo meneja wako alikubali likizo yako, au mfumo wa kudai gharama unataka risiti iliyofika kama barua pepe tu. Picha ya skrini inaonekana kama picha ya skrini, na kuhifadhi barua pepe kama PDF kutoka programu yako ya barua pepe kunakupa kitu kinachoonekana kama ukurasa wa wavuti uliochapishwa.

Look Scanned sasa inaweza kufungua faili za barua pepe zilizohifadhiwa moja kwa moja. Chagua faili, kagua ujumbe kwenye mwonekano wa awali, na upakue PDF inayoonekana kama barua pepe ilichapishwa na kupitishwa kwenye skana.

Faili gani za barua pepe zinafanya kazi?

Faili Inatoka wapi
.eml Gmail, Outlook for Mac, Apple Mail, Thunderbird na programu nyingine nyingi za barua pepe
.msg Outlook for Windows
.emlx Hifadhi ya ndani ya Apple Mail, faili unazozikuta kwenye nakala rudufu (backup) ya Mail

Kila faili ina ujumbe mmoja. Faili za kikasha kizima kama .pst, .olm au .mbox hazifunguki hapa. Badala yake, hifadhi ujumbe mmoja mmoja unaouhitaji.

Kufungua faili ya .msg bila Outlook

Kama umewahi kutumiwa faili ya .msg na ukashindwa kuifungua kwenye Mac au simu, hii inafanya kazi kwa faili hizo pia. Huhitaji kuwa na Outlook. Ujumbe hufunguka kwenye mwonekano wa awali, na unaweza kuusoma hapo hata kama hutatengeneza PDF kabisa.

Jinsi ya kuhifadhi barua pepe kama faili

Programu za barua pepe huficha chaguo hili mahali tofauti kidogo:

  • Gmail: fungua ujumbe, bofya menyu ya nukta tatu kando ya Reply, kisha "Download message". Unapata faili ya .eml.
  • Outlook for Windows (mpya) na Outlook on the web: bofya kulia kwenye ujumbe, kisha "Save as" au "Download", na uchague EML au MSG. Kwenye programu ya kompyuta unaweza pia kuburuta ujumbe hadi kwenye desktop yako.
  • Classic Outlook for Windows: fungua ujumbe, kisha File → Save As, na uchague "Outlook Message Format" ili upate faili ya .msg.
  • Outlook for Mac: fungua ujumbe kwenye dirisha lake mwenyewe, kisha File → Save As. Inahifadhiwa kama .eml.
  • Apple Mail: File → Save As…, muundo ukiwa "Raw Message Source". Au buruta tu ujumbe kutoka kwenye orodha hadi kwenye desktop yako.
  • Thunderbird: bofya kulia kwenye ujumbe na uchague "Save As…".

Kinachoonekana kwenye ukurasa

Barua pepe hupangwa jinsi programu ya barua pepe inavyoichapisha:

  • Mada (subject) juu.
  • Mistari ya From (Kutoka), To (Kwa), Cc na Date (Tarehe).
  • Maandishi ya ujumbe, pamoja na mpangilio wake na picha zilizopachikwa ndani yake, kama nembo ya sahihi au picha ya skrini iliyobandikwa.
  • Mwishoni, orodha ya viambatisho vyovyote, kila kimoja na jina la faili na ukubwa wake.

Ujumbe huwekwa kwenye kurasa za A4, na mlolongo mrefu wa ujumbe huendelea kwenye ukurasa unaofuata wenyewe. Ujumbe wa Outlook ambao maandishi yake yamehifadhiwa kama RTF badala ya HTML bado unafunguka; maandishi yanaonekana, ingawa herufi nzito na rangi zake zinaondolewa. Ujumbe ulioandikwa kwa Kichina, Kijapani au Kikorea kwa matoleo ya zamani ya Outlook unaonyeshwa ipasavyo.

Jinsi ya kubadili barua pepe kuwa PDF ya skani

  1. Fungua Email to Scanned PDF na uchague faili yako ya .eml, .emlx au .msg. Ukurasa huo uko kwa Kiingereza.
  2. Kagua mwonekano wa awali. Hakikisha anwani, tarehe na majibu yoyote yaliyonukuliwa yote yapo.
  3. Rekebisha athari ya skani. Weka ukungu na chembechembe kwa kiwango cha chini ikiwa maandishi madogo, kama orodha ndefu ya anwani, yanahitaji kubaki yakisomeka.
  4. Tengeneza PDF ya skani na uipakue.

Kila ukurasa unaweza pia kuhifadhiwa kama JPG au PNG. Mwongozo wetu wa PDF, JPG na PNG unaeleza wakati hilo ni chaguo bora. Kama una folda nzima ya ujumbe wa kushughulikia, Bulk Scan, kipengele cha Pro, inachukua faili kadhaa kwa wakati mmoja.

Ujumbe unabaki kwenye kifaa chako

Faili ya barua pepe husomwa na kupangwa ndani ya kivinjari chako. Haipakiwi kwenye seva, na hilo ni muhimu zaidi kwa barua pepe kuliko nyaraka nyingi, kwa sababu ujumbe mmoja unaweza kubeba mazungumzo yote na anwani za kila mtu.

Picha ambazo ujumbe ungezipakia kutoka mtandaoni, pamoja na pikseli za kufuatilia (tracking pixels), haziombwi kamwe, na fonti za wavuti pia haziombwi, kwa hiyo kufungua barua pepe hapa hakumwambii mtumaji chochote. Hati (script) zilizo ndani ya ujumbe haziendeshwi.

Mambo machache ya kujua kwanza

  • Viambatisho vinaorodheshwa, havibadilishwi. Utaona jina la faili na ukubwa wa kila kiambatisho, lakini si yaliyomo. Ili kuskani PDF au hati ya Word iliyoambatishwa, ihifadhi kutoka programu yako ya barua pepe na uiskani peke yake.
  • Picha za mtandaoni zinatoka tupu. Picha zilizokuwa kwenye seva badala ya ndani ya ujumbe zinaachwa; hivyo ndivyo majarida mengi na barua pepe za matangazo yanavyotengenezwa. Picha zilizopachikwa ndani ya maandishi ya ujumbe, kama nembo za sahihi na picha za skrini zilizobandikwa, ziko sawa. Picha iliyotumwa kama kiambatisho inaorodheshwa, haionyeshwi.
  • PDF imeundwa kwa picha. Kama skani halisi, maandishi hayawezi kuchaguliwa au kutafutwa, na viungo haviwezi kubofywa. Hifadhi faili ya asili ya .eml au .msg ikiwa mtu atahitaji baadaye kuangalia nani alituma nini na lini.

Una ujumbe unaouhitaji kwenye karatasi? Jaribu sasa.