Cepat atau lambat, akan ada yang meminta salinan email: HR ingin pesan ketika manajer Anda menyetujui cuti, atau sistem reimbursement ingin kuitansi yang hanya pernah datang lewat email. Tangkapan layar terlihat seperti tangkapan layar, dan menyimpan email sebagai PDF dari aplikasi email menghasilkan sesuatu yang tampak seperti halaman web yang dicetak.

Kini Look Scanned bisa langsung membuka file email yang tersimpan. Pilih filenya, periksa pesannya di pratinjau, lalu unduh PDF yang tampak seperti email itu dicetak lalu dimasukkan ke mesin pemindai.

File email apa saja yang bisa dipakai?

File Asalnya
.eml Gmail, Outlook untuk Mac, Apple Mail, Thunderbird, dan sebagian besar aplikasi email lain
.msg Outlook untuk Windows
.emlx Penyimpanan internal Apple Mail, file yang Anda temukan di cadangan Mail

Setiap file berisi satu pesan. Ekspor seluruh kotak surat seperti file .pst, .olm, atau .mbox tidak bisa dibuka di sini. Simpan saja pesan-pesan yang Anda butuhkan satu per satu.

Membuka file .msg tanpa Outlook

Kalau Anda pernah dikirimi file .msg dan tidak bisa membukanya di Mac atau di ponsel, cara ini juga berlaku untuk file itu. Anda tidak perlu memasang Outlook. Pesannya terbuka di pratinjau, dan Anda bisa membacanya di sana meskipun tidak pernah membuat PDF-nya.

Cara menyimpan email sebagai file

Tiap aplikasi email menaruh fitur ini di tempat yang sedikit berbeda:

  • Gmail: buka pesannya, klik menu tiga titik di sebelah Balas, lalu “Download message”. Anda akan mendapat file .eml.
  • Outlook untuk Windows (baru) dan Outlook di web: klik kanan pesannya, lalu “Save as” atau “Download”, dan pilih EML atau MSG. Di aplikasi desktop, Anda juga bisa menyeret pesan ke desktop.
  • Outlook klasik untuk Windows: buka pesannya, lalu File → Save As, dan pilih “Outlook Message Format” untuk mendapat file .msg.
  • Outlook untuk Mac: buka pesan di jendelanya sendiri, lalu File → Save As. Hasilnya tersimpan sebagai .eml.
  • Apple Mail: File → Save As…, dengan format diatur ke “Raw Message Source”. Atau cukup seret pesan dari daftar ke desktop.
  • Thunderbird: klik kanan pesannya dan pilih “Save As…”.

Apa yang muncul di halaman

Email ditata seperti saat dicetak dari aplikasi email:

  • Baris subjek di bagian atas.
  • Baris From, To, Cc, dan Date (pengirim, penerima, Cc, dan tanggal).
  • Isi pesan, dengan formatnya dan gambar yang disematkan di dalamnya, misalnya logo tanda tangan atau tangkapan layar yang ditempel.
  • Di bagian akhir, daftar lampiran, jika ada, masing-masing dengan nama file dan ukurannya.

Pesan ditempatkan di halaman A4, dan percakapan yang panjang berlanjut sendiri ke halaman berikutnya. Pesan Outlook yang isinya tersimpan sebagai RTF, bukan HTML, tetap bisa dibuka; teksnya muncul, tetapi huruf tebal dan warnanya hilang. Pesan berbahasa Mandarin, Jepang, atau Korea yang ditulis dengan Outlook versi lama tampil dengan benar.

Cara mengubah email menjadi PDF hasil pindaian

  1. Buka Email ke PDF hasil pindaian dan pilih file .eml, .emlx, atau .msg Anda.
  2. Periksa pratinjaunya. Pastikan alamat, tanggal, dan balasan yang dikutip semuanya ada.
  3. Sesuaikan efek pindaian. Atur buram dan noise tetap rendah jika tulisan kecil, seperti daftar alamat yang panjang, harus tetap terbaca.
  4. Buat PDF hasil pindaiannya, lalu unduh.

Setiap halaman juga bisa disimpan sebagai JPG atau PNG. Panduan PDF, JPG, dan PNG kami menjelaskan kapan pilihan itu lebih cocok. Kalau Anda punya satu folder penuh pesan yang harus diproses, pemindaian massal, fitur Pro, bisa menerima beberapa file sekaligus.

Pesan tetap di perangkat Anda

File email dibaca dan ditata di dalam browser Anda. File itu tidak diunggah ke server, dan untuk email ini lebih penting daripada untuk kebanyakan dokumen, karena satu pesan bisa memuat seluruh percakapan beserta alamat semua orang.

Gambar yang seharusnya dimuat pesan dari internet, termasuk piksel pelacakan, tidak pernah diminta, begitu juga font web, jadi membuka email di sini tidak memberi tahu apa pun kepada pengirimnya. Skrip di dalam pesan tidak dijalankan.

Beberapa hal yang perlu diketahui

  • Lampiran hanya dicantumkan, tidak dikonversi. Anda akan melihat nama file dan ukuran setiap lampiran, tetapi tidak isinya. Untuk memindai PDF atau dokumen Word yang dilampirkan, simpan dari aplikasi email Anda lalu pindai secara terpisah.
  • Gambar jarak jauh keluar kosong. Gambar yang tersimpan di server, bukan di dalam pesan, seperti cara kebanyakan buletin dan email pemasaran dibuat, akan dilewatkan. Gambar yang disematkan di isi pesan, seperti logo tanda tangan dan tangkapan layar yang ditempel, aman. Foto yang dikirim sebagai lampiran hanya dicantumkan, tidak ditampilkan.
  • PDF-nya terdiri dari gambar. Sama seperti hasil pindaian sungguhan, teksnya tidak bisa dipilih atau dicari, dan tautannya tidak bisa diklik. Simpan file .eml atau .msg aslinya, untuk berjaga-jaga kalau nanti ada yang perlu memeriksa siapa mengirim apa dan kapan.

Punya pesan yang perlu dicetak di kertas? Coba sekarang.