Förr eller senare ber någon om en kopia av ett e-postmeddelande: HR vill ha meddelandet där chefen godkände ledigheten, eller utläggssystemet vill ha kvittot som bara kom med e-post. En skärmdump ser ut som en skärmdump, och sparar du e-postmeddelandet som PDF från e-postappen får du något som ser ut som en utskriven webbsida.
Look Scanned kan nu öppna sparade e-postfiler direkt. Välj filen, kontrollera meddelandet i förhandsgranskningen och ladda ner en PDF som ser ut som om meddelandet hade skrivits ut och körts genom en skanner.
Vilka e-postfiler fungerar?
| Fil | Var den kommer ifrån |
|---|---|
.eml |
Gmail, Outlook för Mac, Apple Mail, Thunderbird och de flesta andra e-postappar |
.msg |
Outlook för Windows |
.emlx |
Apple Mails egen lagring, filerna du hittar i en säkerhetskopia av Mail |
Varje fil innehåller ett meddelande. Exporter av hela brevlådor, som .pst-, .olm- eller .mbox-filer, går inte att öppna här. Spara i stället de enskilda meddelanden du behöver.
Öppna en .msg-fil utan Outlook
Om du någon gång har fått en .msg-fil som inte gick att öppna på en Mac eller i mobilen fungerar det här för den också. Du behöver inte ha Outlook installerat. Meddelandet öppnas i förhandsgranskningen, och du kan läsa det där även om du aldrig genererar någon PDF.
Så sparar du ett e-postmeddelande som fil
E-postapparna gömmer det här på lite olika ställen:
- Gmail: öppna meddelandet, klicka på menyn med tre punkter bredvid Svara och välj ”Download message” (ladda ned meddelande). Du får en
.eml-fil. - Outlook för Windows (nya) och Outlook på webben: högerklicka på meddelandet, välj ”Save as” eller ”Download” och sedan EML eller MSG. I datorappen kan du också dra meddelandet till skrivbordet.
- Klassiska Outlook för Windows: öppna meddelandet, gå till File → Save As och välj ”Outlook Message Format” för att få en
.msg-fil. - Outlook för Mac: öppna meddelandet i ett eget fönster och gå till File → Save As. Det sparas som
.eml. - Apple Mail: File → Save As… med formatet ”Raw Message Source”. Eller dra helt enkelt meddelandet från listan till skrivbordet.
- Thunderbird: högerklicka på meddelandet och välj ”Save As…”.
Vad som hamnar på sidan
Meddelandet läggs ut på samma sätt som en e-postklient skriver ut det:
- Ämnesraden överst.
- Raderna From, To, Cc och Date (från, till, kopia och datum).
- Meddelandetexten, med sin formatering och de bilder som är inbäddade i den, till exempel logotypen i en signatur eller en inklistrad skärmdump.
- Sist en lista över eventuella bilagor, var och en med filnamn och storlek.
Meddelandet läggs på A4-sidor, och en lång tråd fortsätter av sig själv på nästa sida. Outlook-meddelanden där texten är lagrad som RTF i stället för HTML går också att öppna; texten kommer med, men fetstil och färger försvinner. Meddelanden på kinesiska, japanska eller koreanska från äldre Outlook-versioner visas korrekt.
Så gör du om ett e-postmeddelande till en skannad PDF
- Öppna E-post till skannad PDF och välj din
.eml-,.emlx- eller.msg-fil. - Kontrollera förhandsgranskningen. Se till att adresserna, datumet och eventuella citerade svar finns med.
- Justera skanningseffekten. Håll oskärpa och brus låga om liten text, som en lång adresslista, måste gå att läsa.
- Generera den skannade PDF-filen och ladda ner den.
Varje sida kan också sparas som JPG eller PNG. Vår guide till PDF, JPG och PNG förklarar när det är det bättre valet. Om du har en hel mapp med meddelanden att gå igenom tar masskanning, en Pro-funktion, emot flera filer på en gång.
Meddelandet stannar på din enhet
E-postfilen läses och läggs ut inuti din webbläsare. Den laddas inte upp till någon server, och det spelar större roll för e-post än för de flesta andra dokument: ett enda meddelande kan innehålla en hel konversation och allas adresser.
Bilder som meddelandet skulle ha hämtat från internet, inklusive spårningspixlar, begärs aldrig, och inte heller webbteckensnitt, så att öppna ett meddelande här avslöjar ingenting för avsändaren. Skript i meddelandet körs inte.
Bra att veta innan du börjar
- Bilagor listas, men konverteras inte. Du ser filnamn och storlek för varje bilaga, men inte innehållet. För att skanna en bifogad PDF eller ett Word-dokument sparar du den från e-postappen och skannar den för sig.
- Fjärrbilder blir tomma. Bilder som låg på en server i stället för inuti meddelandet, vilket är så de flesta nyhetsbrev och reklamutskick är byggda, utelämnas. Bilder som är inbäddade i meddelandetexten, som signaturlogotyper och inklistrade skärmdumpar, fungerar som de ska. Ett foto som skickats som bilaga listas men visas inte.
- PDF-filen består av bilder. Precis som vid en riktig skanning går texten inte att markera eller söka i, och länkarna går inte att klicka på. Behåll den ursprungliga
.eml- eller.msg-filen, om någon senare behöver kontrollera vem som skickade vad och när.
Har du ett meddelande som behöver finnas på papper? Prova nu.