ไม่ช้าก็เร็วจะมีคนขอสำเนาอีเมลจากคุณ เช่น ฝ่ายบุคคลอยากได้ข้อความที่หัวหน้าอนุมัติวันลา หรือระบบเบิกค่าใช้จ่ายอยากได้ใบเสร็จที่มีแต่ในอีเมลเท่านั้น ภาพหน้าจอก็ดูเป็นภาพหน้าจอ ส่วนการบันทึกอีเมลเป็น PDF จากแอปอีเมลก็ได้ของที่ดูเหมือนหน้าเว็บที่พิมพ์ออกมา

ตอนนี้ Look Scanned เปิดไฟล์อีเมลที่บันทึกไว้ได้โดยตรงแล้ว เลือกไฟล์ ตรวจดูข้อความในพรีวิว แล้วดาวน์โหลด PDF ที่ดูเหมือนอีเมลถูกพิมพ์ออกมาแล้วผ่านเครื่องสแกน

ใช้ไฟล์อีเมลแบบไหนได้บ้าง

ไฟล์ มาจากไหน
.eml Gmail, Outlook สำหรับ Mac, Apple Mail, Thunderbird และแอปอีเมลส่วนใหญ่
.msg Outlook สำหรับ Windows
.emlx ที่เก็บข้อมูลของ Apple Mail เอง เป็นไฟล์ที่พบในข้อมูลสำรองของ Mail

แต่ละไฟล์มีข้อความเดียว ไฟล์ส่งออกทั้งกล่องจดหมาย เช่น .pst, .olm หรือ .mbox เปิดที่นี่ไม่ได้ ให้บันทึกเฉพาะข้อความที่ต้องการทีละฉบับแทน

เปิดไฟล์ .msg โดยไม่ต้องมี Outlook

ถ้าเคยมีคนส่งไฟล์ .msg มาให้แล้วคุณเปิดบน Mac หรือบนมือถือไม่ได้ วิธีนี้ใช้กับไฟล์แบบนั้นได้ด้วย ไม่ต้องติดตั้ง Outlook ข้อความจะเปิดขึ้นในพรีวิว และคุณอ่านตรงนั้นได้เลย แม้จะไม่สร้าง PDF ก็ตาม

วิธีบันทึกอีเมลเป็นไฟล์

แอปอีเมลแต่ละตัวซ่อนคำสั่งนี้ไว้คนละที่

  • Gmail: เปิดข้อความ คลิกเมนูสามจุดข้างปุ่มตอบกลับ แล้วเลือก “Download message” จะได้ไฟล์ .eml
  • Outlook สำหรับ Windows (เวอร์ชันใหม่) และ Outlook บนเว็บ: คลิกขวาที่ข้อความ เลือก “Save as” หรือ “Download” แล้วเลือก EML หรือ MSG ในแอปเดสก์ท็อปยังลากข้อความไปวางบนเดสก์ท็อปได้ด้วย
  • Outlook แบบคลาสสิกสำหรับ Windows: เปิดข้อความ ไปที่ File → Save As แล้วเลือก “Outlook Message Format” เพื่อให้ได้ไฟล์ .msg
  • Outlook สำหรับ Mac: เปิดข้อความในหน้าต่างแยกต่างหาก แล้วไปที่ File → Save As จะบันทึกเป็น .eml
  • Apple Mail: File → Save As… โดยตั้งรูปแบบเป็น “Raw Message Source” หรือแค่ลากข้อความจากรายการไปวางบนเดสก์ท็อป
  • Thunderbird: คลิกขวาที่ข้อความแล้วเลือก “Save As…”

สิ่งที่จะอยู่บนหน้ากระดาษ

อีเมลจะถูกจัดวางแบบเดียวกับที่โปรแกรมอีเมลพิมพ์ออกมา

  • บรรทัดเรื่อง (Subject) อยู่ด้านบน
  • บรรทัด From, To, Cc และ Date (ผู้ส่ง ผู้รับ สำเนาถึง และวันที่)
  • เนื้อหาข้อความพร้อมการจัดรูปแบบและภาพที่ฝังอยู่ในข้อความ เช่น โลโก้ในลายเซ็นหรือภาพหน้าจอที่วางไว้
  • ท้ายสุดคือรายการไฟล์แนบ (ถ้ามี) พร้อมชื่อไฟล์และขนาด

ข้อความจะถูกวางลงบนหน้า A4 และเธรดยาว ๆ จะต่อไปหน้าถัดไปเอง ข้อความ Outlook ที่เก็บเนื้อหาเป็น RTF แทน HTML ก็ยังเปิดได้ ตัวหนังสือมาครบ แต่ตัวหนาและสีจะหายไป ส่วนข้อความภาษาจีน ญี่ปุ่น หรือเกาหลีที่เขียนด้วย Outlook รุ่นเก่าแสดงผลถูกต้อง

วิธีแปลงอีเมลเป็น PDF ที่สแกน

  1. เปิด แปลงอีเมลเป็น PDF ที่สแกน แล้วเลือกไฟล์ .eml, .emlx หรือ .msg ของคุณ
  2. ตรวจดูพรีวิว ให้แน่ใจว่าที่อยู่ วันที่ และข้อความตอบกลับที่อ้างถึงอยู่ครบ
  3. ปรับเอฟเฟกต์สแกน ถ้ามีตัวหนังสือเล็ก ๆ อย่างรายชื่อที่อยู่ยาว ๆ ที่ต้องอ่านได้ ให้ตั้งความเบลอและนอยส์ไว้ต่ำ
  4. สร้าง PDF ที่สแกน แล้วดาวน์โหลด

แต่ละหน้ายังบันทึกเป็น JPG หรือ PNG ได้ด้วย คู่มือ PDF, JPG และ PNG ของเราอธิบายว่าเมื่อไรแบบนั้นจึงเหมาะกว่า ถ้ามีข้อความทั้งโฟลเดอร์ที่ต้องทำ การสแกนเป็นชุด ซึ่งเป็นฟีเจอร์ Pro รับได้หลายไฟล์พร้อมกัน

ข้อความไม่ออกจากเครื่องของคุณ

ไฟล์อีเมลถูกอ่านและจัดหน้าในเบราว์เซอร์ของคุณ ไม่ได้อัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งสำคัญกับอีเมลมากกว่าเอกสารส่วนใหญ่ เพราะข้อความฉบับเดียวอาจมีทั้งบทสนทนาและที่อยู่ของทุกคน

ภาพที่ข้อความจะโหลดจากอินเทอร์เน็ต รวมถึงพิกเซลติดตาม จะไม่ถูกร้องขอเลย แบบอักษรจากเว็บก็เช่นกัน การเปิดอีเมลที่นี่จึงไม่บอกอะไรผู้ส่ง สคริปต์ในข้อความก็ไม่ทำงาน

เรื่องที่ควรรู้ก่อน

  • ไฟล์แนบจะแสดงเป็นรายการ ไม่ได้แปลง คุณจะเห็นชื่อไฟล์และขนาดของไฟล์แนบแต่ละไฟล์ แต่ไม่เห็นเนื้อหา ถ้าต้องการสแกน PDF หรือเอกสาร Word ที่แนบมา ให้บันทึกจากแอปอีเมลแล้วสแกนแยกต่างหาก
  • ภาพจากระยะไกลจะว่างเปล่า ภาพที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์แทนที่จะอยู่ในข้อความ ซึ่งเป็นวิธีที่จดหมายข่าวและอีเมลการตลาดส่วนใหญ่ใช้ จะถูกเว้นไว้ ส่วนภาพที่ฝังอยู่ในเนื้อหาข้อความ เช่น โลโก้ลายเซ็นและภาพหน้าจอที่วางไว้ ใช้ได้ปกติ รูปถ่ายที่ส่งมาเป็นไฟล์แนบจะแสดงเป็นรายการ ไม่ได้แสดงภาพ
  • PDF ที่ได้ประกอบด้วยภาพ เหมือนการสแกนจริง เลือกหรือค้นหาข้อความไม่ได้ และคลิกลิงก์ไม่ได้ เก็บไฟล์ .eml หรือ .msg ต้นฉบับไว้ เผื่อภายหลังมีใครต้องตรวจว่าใครส่งอะไรเมื่อไร

มีข้อความที่ต้องเอาลงกระดาษอยู่ใช่ไหม ลองเลย