আজ না হোক কাল, কেউ একটা ইমেইলের কপি চাইবেই: HR চায় সেই বার্তাটি, যেখানে আপনার ম্যানেজার ছুটিতে রাজি হয়েছিলেন, বা খরচের হিসাবের সিস্টেম চায় সেই রসিদ, যা কেবল ইমেইলেই এসেছিল। স্ক্রিনশট দেখতে স্ক্রিনশটের মতোই লাগে, আর মেইল অ্যাপ থেকে ইমেইলটি PDF হিসেবে সেভ করলে যা পাওয়া যায়, তা দেখায় প্রিন্ট করা ওয়েব পেজের মতো।
Look Scanned এখন সরাসরি সেভ করা ইমেইল ফাইল খুলতে পারে। ফাইলটি বেছে নিন, প্রিভিউতে বার্তাটি দেখে নিন, তারপর এমন একটি PDF ডাউনলোড করুন যা দেখে মনে হবে ইমেইলটি প্রিন্ট করে স্ক্যানারে চালানো হয়েছে।
কোন কোন ইমেইল ফাইল চলে?
| ফাইল | কোথা থেকে আসে |
|---|---|
.eml |
Gmail, Outlook for Mac, Apple Mail, Thunderbird আর অন্য বেশিরভাগ মেইল অ্যাপ |
.msg |
Outlook for Windows |
.emlx |
Apple Mail-এর নিজস্ব স্টোরেজ, Mail-এর ব্যাকআপে এই ফাইলগুলোই পাবেন |
প্রতিটি ফাইলে একটি বার্তা থাকে। .pst, .olm বা .mbox-এর মতো পুরো মেইলবক্সের এক্সপোর্ট এখানে খোলে না। বরং যে বার্তাগুলো দরকার, সেগুলো আলাদা করে সেভ করুন।
Outlook ছাড়াই .msg ফাইল খোলা
কখনো যদি কেউ আপনাকে .msg ফাইল পাঠিয়ে থাকে আর আপনি Mac-এ বা ফোনে তা খুলতে না পেরে থাকেন, সেগুলোর জন্যও এটা কাজ করে। Outlook ইনস্টল করা লাগবে না। বার্তাটি প্রিভিউতে খুলে যায়, আর PDF না বানালেও সেখানেই পড়ে নিতে পারেন।
ইমেইলকে ফাইল হিসেবে কীভাবে সেভ করবেন
মেইল অ্যাপগুলো এই অপশন কিছুটা আলাদা আলাদা জায়গায় রাখে:
- Gmail: বার্তাটি খুলুন, Reply-এর পাশের তিন-বিন্দু মেনুতে ক্লিক করুন, তারপর “Download message”। একটি
.emlফাইল পাবেন। - Outlook for Windows (নতুন) ও Outlook on the web: বার্তায় রাইট-ক্লিক করুন, তারপর “Save as” বা “Download”, আর EML বা MSG বেছে নিন। ডেস্কটপ অ্যাপে বার্তাটি ডেস্কটপে টেনে আনলেও হয়।
- ক্লাসিক Outlook for Windows: বার্তাটি খুলুন, File → Save As-এ যান, তারপর “Outlook Message Format” বেছে নিলে
.msgফাইল পাবেন। - Outlook for Mac: বার্তাটি আলাদা উইন্ডোতে খুলুন, তারপর File → Save As। এটি
.emlহিসেবে সেভ হয়। - Apple Mail: File → Save As…, ফরম্যাট রাখুন “Raw Message Source”। অথবা তালিকা থেকে বার্তাটি টেনে ডেস্কটপে ছেড়ে দিন।
- Thunderbird: বার্তায় রাইট-ক্লিক করে “Save As…” বেছে নিন।
পৃষ্ঠায় কী কী থাকে
মেইল ক্লায়েন্ট যেভাবে প্রিন্ট করে, ইমেইলটি সেভাবেই সাজানো হয়:
- সবার ওপরে বিষয় (Subject)।
- From, To, Cc ও Date (প্রেরক, প্রাপক, Cc ও তারিখ) লাইনগুলো।
- বার্তার মূল অংশ, তার ফরম্যাটিং আর ভেতরে এমবেড করা ছবিসহ, যেমন সিগনেচারের লোগো বা পেস্ট করা স্ক্রিনশট।
- শেষে সংযুক্তির তালিকা (যদি থাকে), প্রতিটির ফাইলের নাম ও আকারসহ।
বার্তাটি A4 পৃষ্ঠায় বসানো হয়, আর লম্বা থ্রেড নিজে থেকেই পরের পৃষ্ঠায় চলে যায়। যে Outlook বার্তার বডি HTML-এর বদলে RTF হিসেবে রাখা, সেগুলোও খোলে; লেখা ঠিকই আসে, তবে বোল্ড আর রং বাদ পড়ে। পুরোনো Outlook দিয়ে চীনা, জাপানি বা কোরীয় ভাষায় লেখা বার্তা ঠিকঠাক দেখায়।
ইমেইলকে কীভাবে স্ক্যান করা PDF বানাবেন
- ইমেইল থেকে স্ক্যান করা PDF পৃষ্ঠাটি খুলুন, আপনার
.eml,.emlxবা.msgফাইল বেছে নিন। - প্রিভিউ দেখে নিন। ঠিকানা, তারিখ আর উদ্ধৃত উত্তরগুলো সব আছে কি না মিলিয়ে নিন।
- স্ক্যানের ইফেক্ট ঠিক করুন। ছোট লেখা, যেমন লম্বা ঠিকানার তালিকা, পড়ার মতো রাখতে চাইলে ঝাপসা ভাব আর নয়েজ কম রাখুন।
- স্ক্যান করা PDF তৈরি করুন, তারপর ডাউনলোড করুন।
চাইলে প্রতিটি পৃষ্ঠা JPG বা PNG হিসেবেও সেভ করতে পারেন। কখন সেটাই ভালো, তা আমাদের PDF, JPG ও PNG-এর নির্দেশিকায় বলা আছে। একটা ফোল্ডারভর্তি বার্তা সারতে হলে Pro ফিচার বাল্ক স্ক্যান একসঙ্গে কয়েকটি ফাইল নেয়।
বার্তাটি আপনার ডিভাইসেই থাকে
ইমেইল ফাইলটি আপনার ব্রাউজারের ভেতরেই পড়া ও সাজানো হয়। এটি কোনো সার্ভারে আপলোড হয় না। অন্য বেশিরভাগ নথির চেয়ে ইমেইলের বেলায় এটা বেশি জরুরি, কারণ একটি বার্তায় পুরো আলাপ আর সবার ঠিকানা থাকতে পারে।
বার্তাটি ইন্টারনেট থেকে যে ছবিগুলো লোড করত, ট্র্যাকিং পিক্সেলসহ, সেগুলোর অনুরোধ কখনোই পাঠানো হয় না, ওয়েব ফন্টও নয়। তাই এখানে ইমেইল খুললে প্রেরক কিছুই জানতে পারেন না। বার্তার ভেতরের স্ক্রিপ্টও চলে না।
শুরুর আগে কয়েকটি কথা
- সংযুক্তি তালিকায় থাকে, কনভার্ট হয় না। প্রতিটি সংযুক্তির ফাইলের নাম ও আকার দেখবেন, কিন্তু ভেতরের বিষয়বস্তু নয়। সংযুক্ত PDF বা Word নথি স্ক্যান করতে চাইলে মেইল অ্যাপ থেকে সেটি সেভ করে আলাদাভাবে স্ক্যান করুন।
- দূরের সার্ভারের ছবি ফাঁকা থাকে। যে ছবি বার্তার ভেতরে নয়, কোনো সার্ভারে রাখা, যেভাবে বেশিরভাগ নিউজলেটার আর মার্কেটিং ইমেইল বানানো হয়, সেগুলো বাদ পড়ে। বার্তার বডিতে এমবেড করা ছবি, যেমন সিগনেচারের লোগো আর পেস্ট করা স্ক্রিনশট, ঠিকই আসে। সংযুক্তি হিসেবে পাঠানো ফটো তালিকায় থাকে, দেখানো হয় না।
- PDF-টি ছবি দিয়ে তৈরি। আসল স্ক্যানের মতোই লেখা সিলেক্ট করা বা খোঁজা যায় না, লিংকে ক্লিকও করা যায় না। মূল
.emlবা.msgফাইলটি রেখে দিন, পরে কাউকে যাচাই করতে হতে পারে কে কখন কী পাঠিয়েছিল।
কাগজে দরকার এমন কোনো বার্তা আছে? এখনই চেষ্টা করুন।