আগে Look Scanned-এ Office ফাইল খুলে থাকলে পরীক্ষামূলক সমর্থনের সতর্কবার্তাটি হয়তো মনে আছে। Word .docx, Excel .xlsx ও PowerPoint .pptx ফাইলের জন্য সেটি আর দেখানো হয় না: এই ফরম্যাটগুলো এখন স্থিতিশীলভাবে সমর্থিত।
নথির বিন্যাস ও প্রদর্শনের পদ্ধতি বদলেছি আমরা। ফন্ট, চার্ট এবং স্প্রেডশিটকে পৃষ্ঠায় ভাগ করার ব্যবস্থাও উন্নত হয়েছে। আগের মতোই Office ফাইল থেকে সরাসরি স্ক্যান করা মনে হয় এমন PDF তৈরি করা যায়, অন্য অ্যাপ থেকে আগে PDF এক্সপোর্ট করতে হয় না।
Word ও PowerPoint: মূল নথির আরও বেশি খুঁটিনাটি
নথি খোলা যায় কি না, সেটাই সব নয়। কোথায় লাইন ভাঙছে, পৃষ্ঠা কীভাবে ভাগ হচ্ছে আর চার্ট ঠিকমতো দেখা যাচ্ছে কি না, সেগুলোও জরুরি।
দীর্ঘ Word নথি এখন হাতে পৃষ্ঠা বিরতি না দিলেও পৃষ্ঠায় ভাগ হয়। Word ও PowerPoint-এর ক্ষেত্রে ফাইলে এমবেড করা বা ডিভাইসে আগে থেকেই থাকা ফন্টকে অগ্রাধিকার দিই। কোনো ফন্ট না থাকলে উপযুক্ত ওয়েব ফন্ট বা বিকল্প ব্যবহার করার চেষ্টা করি। চীনা ফন্ট শনাক্ত করা এবং অঞ্চল অনুযায়ী বিকল্প বেছে নেওয়াও উন্নত হয়েছে।
চার্ট ও ছবির সমর্থনও বেড়েছে। এর মধ্যে রয়েছে ফানেল চার্ট, 3D চার্ট এবং কিছু TIFF ছবি। ফলে রিপোর্ট ও প্রেজেন্টেশনের মূল বিষয়বস্তুর আরও বেশি অংশ ধরে রাখা যায়।
Excel: প্রিন্টের মতো করে সাজানো পৃষ্ঠা
একটি ওয়ার্কশিট কাগজের একটি পাতার চেয়ে অনেক বড় হতে পারে। তাই সেটিকে পৃষ্ঠায় ভাগ করার পদ্ধতি নতুন করে সাজিয়েছি:
- সেভ করা প্রিন্ট এরিয়া ঠিক করে কোন সেলগুলো থাকবে।
- চওড়া ওয়ার্কশিটের জন্য ল্যান্ডস্কেপ পৃষ্ঠা ব্যবহার হয়।
- সমর্থিত শিরোনাম সারি বা কলাম প্রিন্ট টাইটেল অনুযায়ী পরের পৃষ্ঠায়ও দেখানো হয়। প্রিন্ট টাইটেল সেট না থাকলে ফ্রিজ করা প্যান ব্যবহার করা হয়।
- লুকানো ওয়ার্কশিট বাদ দেওয়া হয়।
খরচের দীর্ঘ তালিকায় দ্বিতীয় পৃষ্ঠাতেও শিরোনাম থাকলে পড়তে সুবিধা হয়। ওয়ার্কশিটের শুধু কিছু অংশ দরকার হলে Excel-এ প্রিন্ট এরিয়া ঠিক করে ফাইল সেভ করুন, তারপর Look Scanned-এ খুলুন।
Office ফাইল থেকে স্ক্যানের মতো PDF তৈরি করুন
- Look Scanned খুলে ফাইল বেছে নিন।
- প্রিভিউ দেখুন, বিশেষ করে পৃষ্ঠা ভাগ, ফন্ট ও টেবিল পরীক্ষা করুন।
- স্ক্যানের প্রভাব ঠিক করুন। স্পষ্ট লেখা চাইলে ঝাপসা করার মাত্রা ও নয়েজ কম রাখুন।
- আউটপুট ফরম্যাটে PDF বেছে নিয়ে ফলাফল তৈরি করুন, তারপর ডাউনলোড করুন।
প্রতিটি পৃষ্ঠা ছবি হিসেবেও এক্সপোর্ট করা যায়। PDF, JPG ও PNG-এর নির্দেশিকায় ফরম্যাট বেছে নেওয়া এবং ছবির ZIP ফাইল ব্যবহারের কথা রয়েছে।
এই সাধারণ স্ক্যান প্রক্রিয়ায় মূল নথি ব্রাউজারেই প্রসেস হয়, রূপান্তরের জন্য সার্ভারে পাঠানো হয় না। অনুপস্থিত ফন্ট ডাউনলোড হতে পারে, তবে সেই অনুরোধে নথির লেখা থাকে না।
পাঠানোর আগে আরেকবার দেখে নিন
স্থিতিশীল সমর্থন থাকলেও Microsoft Office-এর সঙ্গে কিছু পার্থক্য থাকতে পারে, বিশেষ করে অস্বাভাবিক ফন্ট বা জটিল বিন্যাসে। প্রিভিউ দেখে নিন। প্রতিটি উপাদানের অবস্থান হুবহু রাখতে হলে মূল অ্যাপ থেকে আগে PDF এক্সপোর্ট করুন, তারপর Look Scanned-এ স্ক্যানের প্রভাব যোগ করুন।
পুরোনো Word .doc ও PowerPoint .ppt ফরম্যাটের সমর্থন এখনও পরীক্ষামূলক। সেগুলো এই স্থিতিশীল সমর্থনে যাওয়ার পরিবর্তনের অন্তর্ভুক্ত নয়।
আগেরবার Office ফাইল ঠিকমতো না দেখালে একই ফাইল আবার চেষ্টা করুন এবং নতুন প্রিভিউ দেখুন।