اگر آپ نے پہلے Look Scanned میں کوئی Office فائل کھولی ہے تو شاید تجرباتی سپورٹ کا پیغام یاد ہو۔ Word کی .docx، Excel کی .xlsx اور PowerPoint کی .pptx فائلوں کے لیے یہ پیغام اب نہیں آتا: ان فارمیٹس کی سپورٹ مستحکم ہو چکی ہے۔
ہم نے دستاویز کی ترتیب اور اسے دکھانے کا طریقہ بہتر کیا ہے، جس میں فونٹس، چارٹس اور جدولوں کو صفحات میں تقسیم کرنا شامل ہے۔ آپ اب بھی Office فائل کو براہِ راست ایسی PDF میں بدل سکتے ہیں جو اسکین شدہ لگے، پہلے کسی دوسری ایپ سے PDF ایکسپورٹ کرنے کی ضرورت نہیں۔
Word اور PowerPoint: اصل دستاویز کی زیادہ تفصیل برقرار
دستاویز کھل جانا صرف پہلا قدم ہے۔ سطریں کہاں بدلتی ہیں، صفحات کیسے تقسیم ہوتے ہیں اور چارٹس درست نظر آتے ہیں یا نہیں، یہ بھی اہم ہے۔
Word کی طویل دستاویزات اب دستی پیج بریک کے بغیر بھی صفحات میں تقسیم ہو جاتی ہیں۔ Word اور PowerPoint میں ہم فائل میں شامل یا آپ کے آلے پر پہلے سے نصب فونٹس کو ترجیح دیتے ہیں۔ کوئی فونٹ نہ ملے تو مناسب ویب فونٹ یا متبادل آزمایا جاتا ہے۔ چینی فونٹس کی پہچان اور علاقے کے مطابق متبادل کا انتخاب بھی بہتر ہوا ہے۔
چارٹس اور تصاویر کی سپورٹ بھی بڑھی ہے، جن میں فنل چارٹس، سہ جہتی چارٹس اور کچھ TIFF تصاویر شامل ہیں۔ اس سے رپورٹس اور پریزنٹیشنز کا زیادہ اصل مواد برقرار رہ سکتا ہے۔
Excel: صفحات جو پرنٹ کی طرح پڑھے جا سکیں
ایک ورک شیٹ کاغذ کے ایک صفحے سے کہیں بڑی ہو سکتی ہے۔ اسی لیے ہم نے اس کی صفحہ بندی دوبارہ ترتیب دی ہے:
- محفوظ کردہ پرنٹ ایریا طے کرتا ہے کہ کون سے سیل شامل ہوں گے۔
- چوڑی ورک شیٹس کے لیے افقی صفحات استعمال ہوتے ہیں۔
- معاونت یافتہ عنوانی قطاریں یا کالم پرنٹ ٹائٹلز کے مطابق دہرائے جاتے ہیں؛ اگر یہ مقرر نہ ہوں تو منجمد حصوں کو بنیاد بنایا جاتا ہے۔
- چھپی ہوئی ورک شیٹس چھوڑ دی جاتی ہیں۔
اخراجات کی لمبی فہرست میں دوسرے صفحے پر بھی عنوانات موجود ہوں تو پڑھنا آسان ہو جاتا ہے۔ اگر ورک شیٹ کا صرف کچھ حصہ چاہیے تو Excel میں پرنٹ ایریا مقرر کرکے فائل محفوظ کریں، پھر اسے Look Scanned میں کھولیں۔
Office فائل سے اسکین جیسی PDF بنائیں
- Look Scanned کھولیں اور فائل منتخب کریں۔ اسکین کا صفحہ انگریزی میں ہے۔
- پیش منظر میں صفحہ بندی، فونٹس اور جدول دیکھ لیں۔
- اسکین کا اثر حسبِ ضرورت بدلیں۔ صاف متن چاہیے تو دھندلاپن اور تصویری شور کم رکھیں۔
- آؤٹ پٹ فارمیٹ میں PDF منتخب کریں، نتیجہ بنائیں اور ڈاؤن لوڈ کر لیں۔
ہر صفحے کو تصویر کے طور پر بھی ایکسپورٹ کیا جا سکتا ہے۔ PDF، JPG اور PNG کی رہنمائی میں فارمیٹس اور تصاویر والی ZIP فائلوں کا استعمال بتایا گیا ہے۔
اس عام اسکین کے طریقے میں اصل دستاویز براؤزر کے اندر پراسیس ہوتی ہے، تبدیلی کے لیے سرور پر نہیں بھیجی جاتی۔ ضرورت پڑنے پر فونٹس ڈاؤن لوڈ ہو سکتے ہیں، مگر ان کی درخواستوں میں دستاویز کا متن شامل نہیں ہوتا۔
بھیجنے سے پہلے ایک بار دیکھ لیں
مستحکم سپورٹ کے باوجود Microsoft Office سے فرق ہو سکتا ہے، خاص طور پر غیرمعمولی فونٹس یا پیچیدہ ترتیب میں۔ پیش منظر ضرور دیکھیں۔ اگر ہر چیز کی جگہ بالکل وہی رکھنی ہو تو اصل ایپ سے پہلے PDF ایکسپورٹ کریں، پھر Look Scanned میں اسکین کا اثر شامل کریں۔
پرانے Word .doc اور PowerPoint .ppt فارمیٹس ابھی تجرباتی ہیں۔ وہ اس بار مستحکم سپورٹ میں شامل نہیں ہوئے۔
اگر پچھلی بار Office فائل ٹھیک نظر نہیں آئی تھی تو اسی فائل کو دوبارہ آزمائیں اور نیا پیش منظر دیکھیں۔