अगर आपको चीन की किसी कंपनी से ई-इनवॉइस मिला है, तो बहुत मुमकिन है कि वह .ofd फ़ाइल के रूप में आया हो। ज़्यादातर कंप्यूटरों पर उसे डबल-क्लिक करने से भी बात नहीं बनती, क्योंकि Windows और macOS में इसे खोलने वाला कोई प्रोग्राम पहले से नहीं होता।
Look Scanned अब OFD फ़ाइलें खोल सकता है। आप लाल इलेक्ट्रॉनिक मुहर सहित हर पृष्ठ देख सकते हैं और फ़ाइल को ऐसे PDF के रूप में सहेज सकते हैं जो कागज़ की स्कैन की हुई कॉपी जैसा दिखे।
OFD फ़ाइल क्या होती है?
OFD का पूरा नाम Open Fixed-layout Document है। यह उन दस्तावेज़ों के लिए चीन का राष्ट्रीय मानक (GB/T 33190-2016) है जिन्हें हर स्क्रीन और हर प्रिंटर पर एक जैसा दिखना चाहिए। बाकी दुनिया में यही काम PDF करता है। चीन में इसका इस्तेमाल ई-इनवॉइस, अनुबंध और सरकारी कागज़ात के लिए होता है।
दिक्कत तब आती है जब फ़ाइल चीन से बाहर जाती है। वहाँ बहुत कम ऐप इसे खोल पाते हैं, इसलिए इसे फ़ाइनेंस टीम को भेजना, खर्च के क्लेम के साथ लगाना या बस प्रिंट करना भी झंझट बन जाता है। PDF किसी भी फ़ोन या कंप्यूटर पर खुल जाता है।
पृष्ठ पर क्या बना रहता है
हमने उन चीज़ों पर ध्यान दिया है जो इनवॉइस में सबसे पहले नज़र आती हैं:
- लाल मुहरें। इलेक्ट्रॉनिक मुहरें पृष्ठ पर बनाई जाती हैं, इसलिए वे प्रीव्यू में भी दिखती हैं और डाउनलोड किए गए PDF में भी।
- टेक्स्ट अपनी सही जगह पर। OFD हर अक्षर को एक तय जगह पर रखता है। हम उन्हीं जगहों का पालन करते हैं, कुछ इनवॉइस पर मिलने वाले खड़े लेबल भी, ताकि छोटे अक्षर न खिसकें और न कटें।
- फ़ाइल के अपने फ़ॉन्ट और छवियाँ। OFD में एम्बेड किए गए फ़ॉन्ट इस्तेमाल होते हैं, और QR कोड जैसी छवियाँ भी दिखाई जाती हैं।
OFD फ़ाइल को स्कैन किए गए PDF में कैसे बदलें
- OFD को स्कैन जैसा PDF बनाने वाला पेज खोलें और अपनी
.ofdफ़ाइल चुनें। - प्रीव्यू देख लें। पक्का करें कि मुहर और छोटे अक्षर आसानी से पढ़े जा रहे हैं।
- स्कैन प्रभाव अपने हिसाब से सेट करें, जैसे कागज़ का रंग, झुकाव और नॉइज़। अगर रकम एकदम साफ़ दिखनी चाहिए, तो धुंधलापन और नॉइज़ कम रखें।
- “स्कैन किया गया PDF जनरेट करें” चुनें, फिर “स्कैन किया गया PDF डाउनलोड करें”।
इनवॉइस से भरा पूरा फ़ोल्डर है? Pro फ़ीचर बल्क स्कैन एक साथ कई OFD फ़ाइलें संभाल लेता है, और आप उनके साथ PDF फ़ाइलें भी जोड़ सकते हैं।
अगर आपको हर पृष्ठ की अलग छवि चाहिए, तो आउटपुट फ़ॉर्मैट में PNG या JPEG चुनें। PDF, JPG और PNG की गाइड में इनका अंतर समझाया गया है।
OFD फ़ाइल आपके ब्राउज़र में ही खुलती और बदली जाती है। उसे सर्वर पर अपलोड नहीं किया जाता।
भेजने से पहले
- पृष्ठ पर मुहर होने का मतलब सत्यापित हस्ताक्षर नहीं है। Look Scanned मुहर को वैसी ही दिखाता है जैसी वह दिखती है। वह उसके पीछे के डिजिटल हस्ताक्षर की जाँच नहीं करता, और स्कैन की हुई कॉपी यह साबित नहीं कर सकती कि मूल दस्तावेज़ असली है। अगर किसी को इनवॉइस सत्यापित करना हो, तो उसे मूल
.ofdफ़ाइल भी भेजें। - बाद में टेक्स्ट कॉपी नहीं किया जा सकता। हर पृष्ठ छवि के रूप में सहेजा जाता है, बिल्कुल असली स्कैन की तरह। अगर इनवॉइस नंबर कॉपी करना या टेक्स्ट खोजना पड़ सकता है, तो मूल फ़ाइल संभालकर रखें।
- असामान्य फ़ाइलें थोड़ी अलग दिख सकती हैं। अगर कोई फ़ॉन्ट फ़ाइल में एम्बेड नहीं है, तो उसकी जगह आपके डिवाइस का फ़ॉन्ट इस्तेमाल होता है, और कुछ कम इस्तेमाल होने वाले ड्रॉइंग इफ़ेक्ट अभी सपोर्ट नहीं होते। भेजने से पहले प्रीव्यू को मूल फ़ाइल से मिलाकर देख लें।
कोई OFD फ़ाइल अब तक नहीं खुल पाई? उसे यहाँ आज़माएँ।