Nếu bạn từng nhận hóa đơn điện tử từ một công ty ở Trung Quốc, rất có thể đó là một tệp .ofd. Trên phần lớn máy tính, nhấp đúp vào tệp cũng chẳng mở ra được gì, vì Windows và macOS không có sẵn ứng dụng nào đọc được định dạng này.

Giờ đây, Look Scanned đã mở được tệp OFD. Bạn có thể xem từng trang, kể cả con dấu điện tử màu đỏ, rồi lưu thành PDF trông như một bản giấy được quét lại.

Tệp OFD là gì?

OFD là viết tắt của Open Fixed-layout Document. Đây là tiêu chuẩn quốc gia của Trung Quốc (GB/T 33190-2016) dành cho những tài liệu cần hiển thị giống hệt nhau trên mọi màn hình và khi in ra, tức là cùng vai trò với PDF. Ở Trung Quốc, OFD được dùng cho hóa đơn điện tử, hợp đồng và giấy tờ hành chính.

Vấn đề là ra khỏi Trung Quốc thì hầu như không có ứng dụng nào mở được OFD. Vì vậy, gửi cho bộ phận kế toán, đính kèm vào hồ sơ thanh toán chi phí hay chỉ đơn giản là in ra cũng thành phiền phức. Còn PDF thì điện thoại hay máy tính nào cũng mở được.

Những gì được giữ lại trên trang

Chúng tôi tập trung vào những chỗ bạn để ý đầu tiên trên một tờ hóa đơn:

  • Con dấu đỏ. Con dấu điện tử được vẽ lên trang, nên hiện ra cả trong bản xem trước lẫn tệp PDF bạn tải xuống.
  • Chữ nằm đúng chỗ. OFD đặt từng ký tự vào một vị trí chính xác. Chúng tôi bám theo các vị trí đó, kể cả những nhãn viết dọc trên một số hóa đơn, nên chữ nhỏ không bị lệch hay bị cắt mất.
  • Phông chữ và hình ảnh có sẵn trong tệp. Nếu tệp OFD có nhúng phông chữ, chúng tôi dùng đúng phông chữ đó. Các hình ảnh như mã QR cũng hiện đầy đủ.

Cách chuyển tệp OFD thành PDF dạng bản quét

  1. Mở trang chuyển OFD thành PDF trông như bản quét rồi chọn tệp .ofd của bạn.
  2. Kiểm tra bản xem trước, xem con dấu và chữ nhỏ có dễ đọc không.
  3. Điều chỉnh hiệu ứng quét, chẳng hạn màu giấy, độ nghiêng và nhiễu. Nếu cần giữ số tiền thật rõ nét, hãy để độ mờ và nhiễu ở mức thấp.
  4. Chọn “Tạo PDF đã quét”, sau đó chọn “Tải xuống PDF đã quét”.

Nếu có nhiều hóa đơn, bạn có thể dùng Quét hàng loạt, một tính năng Pro, để xử lý nhiều tệp OFD cùng lúc, kể cả khi lẫn với tệp PDF.

Nếu muốn mỗi trang là một ảnh, hãy chọn PNG hoặc JPEG làm định dạng đầu ra. Hướng dẫn chọn PDF, JPG và PNG giải thích sự khác nhau giữa các định dạng này.

Tệp OFD được mở và chuyển đổi trong trình duyệt của bạn, không được tải lên máy chủ.

Trước khi gửi đi

  • Thấy con dấu trên trang không có nghĩa là chữ ký đã được xác thực. Look Scanned chỉ hiển thị con dấu như bạn thấy, không kiểm tra chữ ký số phía sau con dấu, và một bản quét không thể chứng minh bản gốc là thật. Nếu ai đó cần xác minh hóa đơn, hãy gửi kèm cả tệp .ofd gốc.
  • Không sao chép được chữ sau khi chuyển. Mỗi trang được lưu thành hình ảnh, giống như một bản quét thật. Hãy giữ lại tệp gốc nếu sau này bạn cần sao chép số hóa đơn hoặc tìm kiếm nội dung.
  • Tệp ít gặp có thể trông hơi khác. Nếu một phông chữ không được nhúng trong tệp, phông chữ trên thiết bị của bạn sẽ được dùng thay. Một vài hiệu ứng vẽ hiếm gặp cũng chưa được hỗ trợ. Hãy so sánh bản xem trước với bản gốc trước khi gửi.

Nếu có tệp OFD nào bạn chưa mở được, hãy thử ở đây.